METODOLOGIA PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE SISTEMAS

INTRODUCCIÓN


En un sistema administrativo adecuado se ejecutarán las decisiones de detalle inherentes a: el movimiento y custodia del dinero y las mercaderías; al producto, para que este sea fabricado y esté disponible para el cliente en la calidad, tiempo y condiciones requeridas; al manejo del personal de la empresa; al registro y control de los bienes, etc.

Sin embargo esta adecuadaorganización administrativa por sí sola no asegura el éxito de la organización, ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el mercado; pero la falta de sistemas administrativos buenos, puede originar pérdidas tan grandes que llegan a invalidar o tornar ineficientes a cualquier combinación adecuada de todos los otros elementos antes mencionados.

Una buena y eficienteDirección, encara los problemas que se le presentan y los va solucionando, con buenos productos, tecnología y capital, hace productiva y eficiente a su organización. Pero cuando los problemas a solucionar son de índole administrativa, existen dos factores que comprometen la labor directiva colocándola en una situación delicada:







1. ANÁLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOSConsiste en la permanente revisión de los sistemas administrativos para prevenir que se desarrollen distorsiones o problemas dentro de la organización y que se hagan permanentes dentro de su estructura, tales como escasa automatización, dificultades en su medición, posibilidades de repetición de procesos sin agregar nada positivo, resistencias al cambio, periodos requeridos por un programa deracionalización administrativa para poder recoger sus frutos, así como el endeble apoyo de la Dirección Superior a este tipo de iniciativas por no considerarlas verdaderamente importantes y prioritarias.
Este análisis permite que se vayan detectando los desvíos de lo planificado y los problemas organizacionales a medida que se vayan produciendo antes que se tornen en cuestiones de ineficiencia talque ocasionen costos insoportables, que aparezcan los fraudes y/o problemas de carencia de información precisa, suficiente, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

De esta manera el análisis administrativo se torna una función especializada, conoce cuáles son los métodos más eficientes, no está comprometida con los intereses sectoriales, y puede conservar la visión global, de conjunto,evitando la creación de compartimentos estancos que repitan tareas, controles o archivos. Además, al constituirse en una función especializada puede tomar conocimiento de los avances tecnológicos y ser el agente de cambio que incorpore las nuevas técnicas que puedan contribuir al avance de los sistemas administrativos y su automatización.

De esta manera dicho análisis ayuda a la DirecciónSuperior para que se pueda conseguir un aparato administrativo que funcione fluidamente y que sea económico. Para que esto sea posible, se requiere:
a) Que se institucionalice como un área específica dentro de la estructura que asuma tales funciones exclusivamente.

b) Que se determinen precisamente sus objetivos y los planes del área para obtenerlos.

c) Que se coloque como responsable del área aun profesional que además de los conocimientos técnicos necesarios para el cargo posea el perfil psicológico que lo hagan perseverante, sin claudicar ante los intereses y presiones que se opongan al cambio y que no acepte compromisos con el sólo objetivo de permanecer en sus funciones, dejando de lado el objetivo de promover la eficacia y eficiencia administrativas.

d) Que se evalué laactividad del área en función de los resultados obtenidos, (Menores costos, más seguridad, velocidad, etc.), y no por la cantidad de diagramas, manuales o sistemas producidos, que sólo agreguen más burocracia o institucionalicen la ya existente.

e) Que la Dirección Superior apoye a los programas de racionalización administrativa que se pongan en marcha, no aceptando soluciones de compromiso o que...