METODOLOGIA PARA IMPLEMENTACION DE SGD Y SGC

DOCUMENTACION Y MANEJO DE INFORMACION







METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD.






administracion de empresas
semestre 1
jornada empresarial





DOCENTE
ANTONIO MEJIA GONZALES






INTEGRANTES
Claudia Patricia Sáenz.
Diana Carolina González
Wilmar Estupiñán Alzate.
Edinson JaramilloDucuará.
Adiel Said Medina.










Santiago de Cali, 13 de Marzo de 2013

METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

1. RESEÑA.
La implementación de un sistema de gestión de calidad versus un sistema de gestión documental.
El 10 febrero 2010Héctor Rodríguez Deja un comentario en Go to comments: En el presente ensayo presentare una comparación entre laimplementación de un sistema de gestión de calidad y la relación tan estrecha que puede existir con la implementación de un sistema de gestión de calidad.
Un sistema de gestión de calidad se define bajo la norma ISO 9000:2000 que: “El SGC es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer lasnecesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda… ” De esta manera un sistema de gestión documental: ” permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios delsistema» (Codina, 1994).
Es así como los sistema de calidad tiene en su base de desarrollo la necesidad de documentar sus procesos ya que hacen parte de la gestión de la organización y la forma como se aplican los procesos de calidad, y es donde los SGD permiten una clara y visible forma de estructurar y definir la información que se genera dentro de la empresa, a partir de documentar de formaespecífica los procedimientos que son reflejo de las funciones que se desarrolla en cada dependencia.

Por lo anterior los sistemas de gestión documental son la base para la implementación de un eficiente sistema de gestión de calidad como ISO 90001, que hace imprescindible la gestión de su información a partir del eficiente desarrollo en los procesos que permitan medir la calidad de los productos yservicios que produzca cualquier empresa.

Diagnostico
Determinación de las necesidades de documentación.
Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.
Diseño del sistema documental.
Elaboración de los documentos.
Implantación del sistema documental.
Mantenimiento y mejora del sistema.
Conclusiones
Bibliografia.
 
2. RESUMEN.
El sistema de gestión de lacalidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo que éste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es más que la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Existen varias metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboración de la documentación, pero no se trata conprofundidad el tema de cómo lograr el funcionamiento eficaz del sistema documental y qué procesos implica. Es por ello que se realizó este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodología para implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9000 del 2000 y sirva de referencia a cualquier organización que se encuentre enfrascada en esta compleja tarea.
Aplicandoel enfoque de procesos se logró caracterizar los procesos de la documentación y proponer los pasos necesarios para implementar el sistema documental que sirva de base al sistema de gestión de la calidad en cualquier tipo de organización.

3. INTRODUCCIÓN
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los...