Metodologia para la elaboracion del manual de procedimientos

Bibliografía
Resumen tomado del Libro: Organización y métodos en la Administración Pública, de Gustavo Quiroga Leos.

Metodología de la elaboración del manual de procedimientos
Es indispensable elaborar en primer lugar el manual de organización, pues constituye el marco de referencia del manual de procedimientos
Carácter general del manual de procedimientos
Los manuales deprocedimientos contienen información sobre el conjunto de operaciones o de etapas que en forma cronológica se estableen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo.
El manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades.
El manual de procedimientos esútil porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos , y a los puestos responsables de su ejecución.
Los manuales de procedimientos persiguen los siguientes objetivos.
Compendiar en forma ordenada, secuencial, detallada las operaciones que estas se efectúan.
Establecer formalmente los métodos ytécnicas de trabajo que deben perseguirse para la realización de las actividades
Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control, y evaluación de las actividades.
Clasificación del manual de procedimientos:
Tareas y trabajo individuales: por ejemplo, como operar una maquina de contabilidad
Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos deoperación de todo un departamento
Practicas generales de un área determinada de actividad, como manuales de procedimientos comerciales, de producción, financieros, etcétera

En la administración pública los manuales de procedimientos se clasifican según su ámbito de aplicación y alcances en:
Manuales de procedimientos macro-administrativos: contienen información sobre los procedimientos que seestablecen para aplicarse en toda la administración pública o en más de un sector administrativo.
Manuales de procedimientos meso administrativos o institucionales: contienen información sobre los procedimientos que involucran a todo un sector administrativo o a dos más instituciones que lo conforman.
Manuales de procedimientos micro administrativo o institucional:
Contienen informaciónsobre los procedimientos que se siguen para realizarse las operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin de cumplir sistemáticamente con el fin de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Contenido del manual de procedimientos
1. Texto. en él se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que contienen en el procedimiento. El textodescribe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran, en orden cronológico, precisa en qué consiste cada operación y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que debe ejecutarse.
2. Diagramas. Un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en forma esquemática y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, deprocedimiento. Los diagramas pueden ser: organogramas, fluxo-gramas o diagramas de flujo, de producción, de oficina, de personal, cronogramas, estadísticos, que expresan datos, hechos o fenómenos comparables y sus relaciones, replantados por puntos, líneas, figuras o volúmenes y diversos.
3. Formas. Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuencialesdel procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con estaciones para que se anote en ellos una información variable. Ejemplo de forma: puede ser un cheque o una factura y un ejemplo de “machote” pueden ser los que sirven de base para elaborar algunos contratos o cartas que suelen utilizarse con frecuencia pero que no...