Metodologia para realizar un manual de normas y procedimientos

Metodología para realizar el Manual de Normas y Procedimientos
Planeación del estudio
Investigación de la situación actual
Análisis y crítica de la información
Diseño descriptivo y gráfico de procedimientos
Estructura de Manual de Normas y Procedimientos
Portada
Contenido
Objetivo
Alcance
Base legal
Normas generales y/o especificas
Procedimientos
Flujogramas
Formularios einstructivos
Glosario
Anexos
Estructura de Manual de Normas y Procedimientos
Portada: Contiene los datos de identificación del documento.
* Nombre la organización
* Nombre completo del manual
* Nombre de la unidad coordinadora cuya función básica corresponde a los procedimientos señalados en el manual
* Lugar y fecha de elaboración
* Responsable de su elaboración y aprobaciónContenido: Presenta de una manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el manual.
Objetivo: Explicación en forma clara y precisa del propósito que se pretende cumplir con el documento, su formulación puede ajustarse a: 
* Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento, contestando las preguntas
* ¿qué se hace?Define el producto
* ¿para qué se hace? Define el proceso
* ¿para quién se hace? Define el cliente
* ¿cómo saber su buena ejecución? Define indicadores de evaluación
* La redacción del objetivo debe ser clara, concisa y directa.
* Se iniciará con verbo en infinitivo
* Se describirá, en lo posible en una extensión máxima de 10 líneas
* Se evitará al máximo el usode adjetivos
Alcance: Se refiera al ámbito de acción  del procedimiento, describe la amplitud y límite del proceso. Indica punto de partida y finalización del mismo, se recomienda para su redacción contestar las siguientes preguntas. 
* ¿Dónde y cuando comienza el procedimientos? Define punto de partida
* ¿Dónde y cuándo termina el procedimiento? Define punto de finalización
* ¿Quése contempla dentro del procedimiento? Aspectos principales que lo constituyen
Base legal: Especifica los ordenamientos jurídicos administrativos que apoyen el procedimiento, algunos de los lineamientos que deben contemplarse en su elaboración son: 
* Se relacionarán los nombre de los principales ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que conformen la base legal
* La relación delos ordenamientos jurídico-administrativo habrá de seguir un orden jerárquico descendiente
* Constitución
* Leyes Orgánicas
* Leyes Ordinarias
* Decretos
* Reglamentos
* Ordenanzas
* Resoluciones
* Documentos normativo-administrativo
Normas: Para facilitar las tareas de las unidades que intervienen en el procedimiento, se determinan lasnormas que deben observarse en el desarrollo del procedimiento. Las normas deben prevenir situaciones que puedan presentarse, es decir, definir expresamente que hacer o a qué lineamientos deben referirse en casos que no se presentan habitualmente. 
La aplicación de las normas garantizará una conducta uniforme de los usuarios, así  como la medida de realización a que debe llegarse en una actividadespecífica, bajo determinados métodos y condiciones. Las normas podrán clasificarse en:   
* Generales: 
* Define el marco general de actuación del personal, a fin de evitar las fallas en el proceso descrito.
* Regularán las acciones de requisitos globales que deberán cubrirse para la ejecución de un proceso
* Especificas:
* Disposiciones técnicas y administrativas delprocedimiento.
* Indicación del sujeto u objeto de la regulación, responsabilidades y disposiciones en el manejo de formularios y generación de registros.
* Refleja tópicos del procedimiento que no pueden reflejarse en las descripciones narrativa y gráfica del procedimiento
Las normas pueden orientarse hacia definiciones, clasificaciones, procesos técnicos, productos, servicios e...