METODOS DE CLASIFICACION DE ARCHIVO

MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

1. MÉTODOS DE ARCHIVO
Se considera método de archivo a la secuencia lógica, que el archivista sigue para ordenar la diferente documentación, y que de acuerdo con sus características puede ubicar por asunto, alfabética, cronológica, geográfica y numéricamente
Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientesventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:

1.1 MÉTODO ALFABÉTICO
Es el más importante por ser utilizado como apoyo de las demás metodologías empleadas en el trabajo de archivo, y, por lo cual, recientemente se habla de alfa por asuntos o de materia, método alfa-numérico, alfa-geográfico y alfa-cronológico; es además, el más sencillo de manejar ya que los documentos y la referenciaestán directamente en las gavetas principales sin la necesidad de un archivo auxiliar de tarjetas.
Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemassi el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
Al estructurar un método alfabético es necesario conocer de antemano:
Los requisitos de las empresas sobre el almacenaje de documentos y el sistema de control de los mismos.

Los distintos sistemasde archivo y los equipos disponibles en el mercado para determinar con precisión cuál de éstos resultaría más eficaz y reuniría los requisitos de la oficina en la cual se va a emplear el método.

Los elementos que son esenciales en un sistema adecuado de almacenaje y control de documentos, y cómo pueden éstos variarse y ajustarse ventajosamente al solucionar problemas particulares de archivo.1.2 MÉTODO NUMÉRICO
Consiste en asignar un código a cada una de las carpetas del archivo. Es un método indirecto debido a que se necesita para su organización un archivo auxiliar. Consta de tres partes principales:
Archivo principal
Corresponde al orden numérico asignado a cada carpeta del cliente o del asunto.
Tarjetero
En el cual se ordenan alfabéticamente los nombres de losclientes o los asuntos activos y el número que se le ha asignado a la carpeta.
Archivo alfabético
Compuesto por carpetas o guías en el cual se archivan nombres de clientes o asuntos inactivos.
Se utiliza generalmente para movimientos bancarios, pólizas de seguros, historias clínicas, facturas, recibos, registros de alumnos, departamentos contables y casos confidenciales.
También podemos asignarnúmeros consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se puedenutilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

1.3 MÉTODO GEOGRÁFICO
Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en undepartamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.
Se utiliza el orden alfabético para las diferentes localidades de manera descendente: país, departamento, municipio, cantones, etc. Se utiliza...