Metodos Para Archivar Documentos

Metodos para archivar documentos

Se divide en tres tipos de archivos:

Activo: El que conserva cada dependencia por el transcurso del ano.

Semiactivo: El que conserva el Archivo General yde acuerdo a unas tablas o pilicos de retencion podra irse depurando nuevamente.

Inactivo o Historico: Esta constituido por aquellos documentos de caracter permanente, dada su relevancia.Correspondencia: Se abrira una carpeta por cada ano, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeracion si es que la posee.

Correspondencoia Externa: Cuando se trata decorrespondencia entre una anidad administrativa de la universidad y personas o instituciones ajenas a ella.

Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entreunidades administrativas de universidad.

Sistema de Archivo
1. Sistema Alfabetico- Viene hacer la asociacion de letras desde A a la Z.
2. Sistema Numerico- Viene hacer la asociacion de numeros, seubica por los primeros ejemplo:
Factura 159
facrura 160
4.Sistema Geografico - Se halla mediante el distrito, departamento, ciudad etc.
5. Sistema por asunto- Se lleva el control de losmateriales para poder trabajar.
Documentos vitales- Incluyen documentos legales de constitucion, titulo de propiedad, escrituras, estado financiero etc.
Documentos Importantes- Incluyen facturas,registrode ventas, registro de compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como enviadas , recibidas y documentos relacionados al giro del negocio.
Documentos Utiles- Incluyen algunacorrespondencia general como memorando, normas legales, informes, recibidos. Todo documento que se utilice temporalmente y despues de algunas semanas o hasta un ano de la fecha en que fueron recibidos oemitidos se puedan destruir.
Documentos no Esenciales- Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc los cuales pueden ser destruidos despues de utilizarlos temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de...