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MANEJO DE FORMAS
CONCEPTO
Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable. En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, puedenintegrar o acompañarse de un instructivo.
Objeto de su utilización
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencilla claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro tipo de recurso en términos escritos. Además normativamente cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente paraefectos legales y/o de consulta.
Fuentes de información
Por lo general las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:
Preparadas paras su uso interno. Por ejemplo: control para pedidos de papelería
Diseñadas para la presentación de resultados. Ej.: informe a órganos de gobierno
Producto de un consultor externo. Ej.: forma paraun procedimiento
De uso comercial común. ej.: solicitud de empleo
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones. ej.: declaraciones de impuestos
Requeridos por una instancia externa para su uso exclusivo. ej: encuesta de alguna cámara o confederación
Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional. Ej.: formas continuas para captura de informaciónProposito de análisis
Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización
Conocer el numero exacto requerido
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos
Constituir a racionalizar las cargas de trabajo
Asociar correctamente la estructura organica con su clasificación pro áreas, unidades o ambas
Normalizar las que se encuentren en uso con diseños elaboradostécnicamente
Controlar provisiones y el consumo estrictamente necesarios
Economizar mediante la racionalización el uso y diseño
Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización
Mantener un control de calidad de su producción o compra
Definir los criterios técnicos para su revision y actualización
Diseño
Preparación de una forma según su objeto, tipo de información quecontendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, número de copias, usuarios y resultados esperados
Elementos funcionales
Identificación:
logotipo de la organización
Titulo
Fecha
Numero de hoja
Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza
Clave de la forma
Orden de los componentes
Secuencia de datos
Flujo de trabajo
Cuerpo(datos principales)
Instrucciones al pie o en eldorso
Condiciones para su llenado
Manual
A maquina
En impresoras
Clases de formas
De línea: datos fijos(letras) que van seguidos de una línea
De columnas: columnas y renglones
De casillas: encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo
Combinación: casillas y bloques
MANUAL DE FUNCIONES
DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareasque desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de lostrabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y...