Metologia y sistemas

“Procedimiento de Preparación y Metodología de un Estudio de Organización y Sistemas”

Concepto:
Metodología de los estudios de Organización y Sistemas es, entonces, el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.
Etapas:
1. Preparación del estudio.
2. Relevamiento de información.
3. Diagnóstico de la situación actual.
4. Diseñode soluciones.
5. Informe final.
6. Implantación.
Características: Retroalimentación permanente; esto significa que el avance de cada etapa del trabajo va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.

Etapa 1 – Preparación del estudio.
La ejecución de un estudio de Organización y Sistemas puede originarsede diversas formas:
• Dirección de la empresa.
• Jefes de línea.
• Unidad interna de Organización y Sistemas.
• Consultores externos.
A. Examen preliminar o pre diagnóstico.
La dimensión del examen preliminar estará condicionada por las características del estudio, sin perjuicio de lo cual debe precisarse que en la misma no debe entrarse en detalles, considerando únicamente la realidad dela empresa en forma genérica.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efectúa a través de entrevistas con los responsables del área del objeto de estudio, las mismas le permitirán definir el marco de trabajo para la ejecución del estudio.
B. Planificación del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandará cada una, losproductos a obtener en cada etapa del trabajo, los métodos a utilizar, así como los recursos humanos, materiales, tecnológicos, y financieros necesarios.
A continuación se confecciona la propuesta de trabajo que será elevada para la aprobación por parte de la empresa. La misma se compone de los siguientes capítulos:
- Antecedentes de la empresa consultora.
- Programa de trabajo.
- Condiciones decontratación.
- Equipo consultor.
Etapa 2 – Relevamiento de Información:
A. Importancia y necesidad del relevamiento.
La razón que determina la necesidad de obtener información es que con ella se recogen los elementos que permitirán deducir si es correcto el diagnóstico de la situación que se arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solución que se propongan. La obtenciónde información no es un fin en si mismo, sino un medio para la formulación de conclusiones y recomendaciones.
Para lograr información en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la información de fuentes originales y autorizadas.
B. Errores comunes al relevar.
Lascausas más comunes son la aceptación de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificación de la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematización de la información obtenida y la falta de equilibrio en la cantidad de información relevada.
C. Relacionamiento con el personal.
En la realización de entrevistas personales debe tenerse especial cuidado en las formas derelacionamiento con el personal. El no atender este aspecto puede determinar su no-colaboración, su indiferencia o, inclusive, que proporcione información no ajustada a la realidad.
C. Métodos para el relevamiento de información:
Existen diferentes métodos para obtener la información. La elección del método a utilizar deberá ser producto del análisis de cada situación en particular y de la consideraciónde las siguientes variables:
• Tiempo y oportunidad.
• Costos.
• Requisitos.
• Características y tamaño de la empresa.
• Objeto de la investigación.
Las respuestas a estas preguntas servirán para determinar el o los métodos a utilizar para el relevamiento de información.
Dichos métodos pueden ser:
• Entrevista personal.
• Encuesta escrita.
• Encuesta grupal.
• Observación personal....