micrifilmacion



Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa






GUÌA DE APRENDIZAJE No. 01
Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.



INSTRUCTOR: RUBEN DARIO YAIMA
APRENDIZ: JAVIER SANDOVAL












Servicio Nacionalde Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C. 2013





1. Para la microfilmación y/o la digitalización, la automatización de los documentos en una entidad sea pública y/o privada se hace necesario conocer y definir que es:

a) microfilmación y/o la digitalización, la automatización




Es la técnica que permite, fotografiar documentos de toda clase yobtener pequeñas imágenes en película para ser vistas en cualquier equipo de cómputo.

b) Cuáles son los objetivos



Conservación
seguridad
preservación de los documentos
economía
reducción de espacios físicos de almacenamiento
Consulta más fácil

c) Cuáles son sus ventajas

Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100años o más sin que se altere su composición física y química.

Tecnología Estable: Por seguridad y permanencia.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción.

Por espacio ya que el volumen ocupado por el papel es más amplio.

Genera procesos de selección y eliminación, lo cual disminuye el peso en las estructuras y locales dearchivo.

Imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y preserva la información en casos de desastres naturales o accidentes.

La duración de la información microfilmada es de más de 100 años.

Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos de dañar el documento fuente.

Se puede trasladar a través del correo, lo que facilita transporte y bajo costos delmismo.



d) Cuáles son sus desventajas.



Para esta actividad debe hacer un cuadro comparativo donde explique cada uno de ellos además debe dar un ejemplo de cómo se aplica

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papel.

Lentitud en labúsqueda: Aun partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.

Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez.

2. Para desarrollar la técnica de microfilmación debemos conocer e interpretar lo siguiente, investigue y conteste:a) Cuáles son los procedimientos que se deben aplicar en la microfilmación.

Clasificación
Captura o scanneado
Captura, video imágenes
Digitalización, video, DVD



b) En qué consiste la preparación de los documentos para microfilmar.



Las paginas, hojas fólder, folios y otras unidades de archivo que se encuentren mal colocadas, estas deben ser bien colocadas, los documentos queno sean del mismo documento deben ser retirados.
Las imperfecciones como lo son las mutilaciones, manchas, rasgaduras y otros que afecten la legibilidad de los documentos, estas deben ser reparadas en lo posible teniendo en cuenta que no se puede afectar la originalidad del documento si estos es microfilmado en cámaras rotativas documentos deben ser separados con citas transparentes de colormate, dado que las imperfecciones que no afectan ningún texto o los cuadros de ilustración estas se pueden ignorar.

Debe ser removido todos los ganchos, clips, cintas, este procedimiento es necesario en la microfilmadora rotativa, porque estos objetos pueden rayar o atascar a esta.

Si llegase el caso de que falte una página se debe microfilmar una tarjeta en la cual debe decir página...