Microfilamacion

Inicialmente nos entrevistamos con la señora, Esperanza encargada de microfilmar todos los documentos que llegan al archivo, estos documentos deben de llegar listos pararealizar la microfilmación, en cuanto que no contengan ni ganchos, ni estén rotos. En tal caso se utiliza la cinta mágica para arreglar este tipo de daños.

La maquina utilizadapara este tipo de proceso se llama PLANETARIA, para llevar a cabo este tipo de actividad o proceso se tiene en cuenta lo siguiente, se dejan 4 espacios para el logotipo (Sena), seguido del tema, grado de reducción de cinta (24º) ,orden numero de rollo, autorización de la resolución, acta inicial, (fecha, numero de rollo), flash, año, mes, semicrofilma toda la informacion ya preparada y después el acta aclaratoria,(donde se deja constancia de todo lo anterior) por ultimo se firma por coordinación administrativo grupomixto.

En el rollo se pueden microfilmar 2850 documentos carta, y doble 1810- 1879 .

Al terminar de microfilmar se realiza un acta final con fecha numero de fotogramasmicrofilmados y firmas.

Adicionalmente el flash (espacios en el microfilmado) en los documentos va desde 450 – 650.

Posteriormente Adriana la encargada de recibircorrespondencia aclaro dudas en cuanto al recibir documentos sin firma, el patinaje interno que realiza, nos enseño las bolsas que se utiliza para le recolección de correspondencia,indico la forma de manejar el sistema.

También nos hablo sobre las responsabilidades de cada una por ejemplo que Adriana es la encargada de CIES y Mercedes es la encargada demanejar el archivo de la regional Huila

Se realizo visita al archivo, donde reviso la forma de almacenamiento, los materiales utilizados para evitar el deterioro de estos.