microfilmacion

GUÍA 3
ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.


1. Para conservación la microfilmación se debe tener en cuenta los sistemas de almacenaje y protección investigue y grafique:
a. Clasificación de documentos


CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Losdocumentos se clasifican de acuerdo con los requerimientos de retención establecidos, pudiéndose clasificar como documentos de archivo o documento histórico.

Documento de Archivo

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal o legal científico, económico, histórico o cultural, que debe serobjeto de conservación.
Documento Histórico

Documento único que por su significado jurídico autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la Dirección del Estado , la Soberanía Nacional, las Relaciones Internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales lo convierte en un documento histórico y especialmente valioso para el país.

b. Almacenaje yprotección:


ALMACENAJE Y PROTECCION

Hay un número considerable de factores que influyen en el almacenaje de las películas fotográficas, tales como los costos y facilidades del almacenaje, frecuencia en el uso de los microfilmes, valor de los documentos además no siempre es posible predecir la durabilidad de las películas, por lo tanto debemos tomar las siguientes providencias:Protección al Fuego

Toda Empresa debe tener una norma sobre el valor de los distintos tipos de documentales, como también de normas de protección y seguridad; para ello se debe recurrir a las normas existentes en asociaciones internacionales de seguridad industrial, o a la asociación nacional americana de protección contra el fuego.

Bóvedas de Seguridad

Las bóvedas o salones de archivo demicrofilmes deben estar construidos de acuerdo con la localización de la empresa y del uso frecuente de la información.

Dentro de las condiciones que se deben existir están las siguientes :

* Libre de polvo, por lo tanto sobran los tapetes; el aseo se hará con trapeadores húmedos para no
Levantar el polvo, o utilizar extractores de aire .

* La puerta debe ser metálica, igualmente se debetener presente que dentro del lugar no pueden existir muebles de madera, papeles o materiales combustible.

* La bóveda no debe ser como la de los bancos, pues esta no tiene aire acondicionado, ni circulación de aire para las películas.

Gabinetes

Los gabinetes deben ser metálicos, que tengan orificios en cada uno de sus compartimientos para garantizar una buena aireación de los microfilmes yasí evitar la oxidación y otros problemas.

La pintura de los gabinetes debe ser de tipo hornearle, que con el calor no suelte humedad y que mantenga fuera de distorsiones los microfilmes; para tal efecto pueden verse las normas dadas por NATIONAL BOARD OF FIRE UNDER WRITES

Hoy en día son muy prácticos los archivadores rodantes por cuanto dan una alta capacidad de almacenaje y aireación;pero hay que tener en cuenta, en los casos en que estén fabricados con madera, que este elemento es combustible, por lo tanto el archivo debe prever este condicionante de seguridad.

Altas Temperaturas

Las películas con base de seguridad (safety) film) que están almacenadas con humedad relativa de 50% o menos, pueden resistir 250 ºF durante 24 horas. A 300 ºF, pueden ocurrir distorsionesen pocas horas.

Protección al Agua

Las películas deben estar seguras en caso de eventual inundación, o de uso del agua en los incendios. Los gabinetes generalmente tiene una base sobre la cual descansan los compartimientos del mismo; en prevención deben ir sobre otra base ( metálica o de cemento) de unos 10 centímetros de alto con el fin de que el agua no alcance las películas; lo más...