microfilmacion

INTRODUCCION
Son conocidos los problemas que surgen en las empresas con el archivamiento de los cientos y miles de documentos que diariamente se generan, y que algunos de ellos se deben conservar por obligaciones legales.
Las empresas no siempre dimensionan con visión de futuro los espacios de guarda para conservar los documentos. Luego de un tiempo, se encuentran con la problemática del lugarpara contener ordenadamente volúmenes enormes de documentos.
Es común que cuando la documentación original que integra la contabilidad es demasiado voluminosa, ello origine problemas de espacio, se dificulte la obtención de la información, y represente importantes costos de almacenamiento. Un metro cubico de papel tamaño A4 contiene 200.000 hojas, y pesa 8.000 kilogramos aproximadamente.
Elpapel es un soporte muy inestable, que está sometido a un deterioro muy rápido, dependiendo esto de la humedad, la temperatura y la luz que reciben los documentos. Se considera que un papel de más de 10 años, expuesto mínimamente a los agentes anteriormente mencionados, se torna muy amarillo, por lo que el documento pierde contraste; quebradizo, expuesto a un daño mayor si es movido, y si esexpuesto a la luz, se deteriora aun más rápidamente.
Si bien la información en "algún lugar se encuentra", la misma no llega a tiempo, llega distorsionada, o en forma parcial para ayudar en la toma de decisiones. Esto puede significar en un instante, el éxito o el fracaso de una misión. La restitución y copias de un documento en papel, es una operación engorrosa y poco económica.
Aunado a loanterior, las más recientes catástrofes naturales como el huracán Ingrid, ocasionaron pérdidas materiales importantes (incluyendo documentación en papel) a varios contribuyentes, quienes hoy en día enfrentan un grave problema legal y fiscal para soportar las operaciones amparadas con dichos originales.
Es por ello que la digitalización representa una opción no sólo para ahorrar tiempo, espacio yrecursos, sino una medida de prevención ante contingencias inesperadas para las empresas.
En el siguiente análisis se pretende dar a conocer las obligaciones fiscales que se deben cumplir para microfilmar o digitalizar la contabilidad de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes.





¿Qué es la Microfilmación?
La microfilmación o digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo,eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.
Normalmente es unacinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.
La microfilmación consiste en reproducir en películas fotográficas un documento o registro de papel obteniendo una claridad mínima del 95% conrespecto a su original y a un tamaño tan reducido que resulta necesario ampliar esta imagen para poder leerla. La técnica de microfilmar es la conjugación armoniosa entre la tecnología fotográfica y los recursos de la archivología y la ingeniería de sistemas de almacenamiento de datos.
Las cuatro operaciones básicas de la microfilmación son:
Microfilmación de documentos.
Revelado de lapelícula.
Archivo del material microfilmado.
Recuperación de la microfilmación.
Esta técnica brinda ventajas tales como: la rapidez en su tratamiento, la reducción de espacio de almacenamiento, la obtención de un medio de archivo seguro y de larga duración (un rollo de microfilm tiene una vida de por lo menos 100 años), la fácil recuperación de las imágenes, la confiabilidad de los documentos los...