MICROFILMACION

1. Para la microfilmación y/o la digitalización, la automatización de los documentos en una entidad sea pública y/o privada se hace necesario conocer y definir que es:
A. Microfilmación y/o la digitalización, la automatización
MICROFILMACION: Técnica archivística utilizada en el proceso de archivamiento de documentos, basada fundamentalmente en cambiar de soporte los documentos de papel enotro de un material sintético, resistente y durable con el fin de conservar, preservar y resguardar documentos importantes.

DIGITALIZACIÓN: Es un proceso que consiste  en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo, en el cual se almacena en una base de datos el archivo y datos o informacióncapturada resultantes de digitalizar un documento.

AUTOMATIZACIÓN: Es una tecnología utilizada en la modernización de procesos y procedimientos en este caso orientados hacia la gestión documental.

B. Cuales son los objetivos
Objetivos de la microfilmación:
Conservar de documentos
Resguardar documentos
Preservar documentos
Economizar recursos
Reducirespacios Físicos

Objetivos de la digitalización
Organizar documentos
Localizar documentos
Consultar documentos
Economizar recursos


C. Ventajas y desventajas.
Para esta actividad debe hacer un cuadro comparativo donde explique cada uno de ellos además debe dar un ejemplo de cómo se aplica




Microfilmación
Desventajas
Ventajas
No se puede mejorar la imagendespués de su capturara, la imagen queda impresa.
Ahorro de hasta un 98% de espacio en el depósito de archivo,
Consulta única, un microfilm solamente puede ser consultada por una sola persona
Ahorro de elementos de archivo (estanterías, carpetas)
La recuperación un documento microfilmado es demorada, por el proceso de revelado del negativo.
Localización rápida de los archivos, porque seencuentran debidamente clasificados y ordenados.
Tecnología de imagenes análogas actualmente casi todo es digital. Con la modernización esta técnica va perdiendo acogida.
Resguarda información, la protege de incendios insectos y roedores.
Son equipos pesados y ocupan mucho espacio.
Seguridad de la información ya que la cinta no se puede alterar por lo tanto la información no se puede modificar.Digitalización
Desventajas
Ventajas
Se requiere capacitación y manejo de software y equipo.
Velocidad y facilidad de consulta todo por sistema

Se requiere una unidad de almacenamiento para guardar las imágenes digitalizadas.

Permite almacenar  todo tipo de documento
(Fotografías, planos entre otros.)
Se necesita conexión a Internet, para subir las imágenes a la página deconsulta.

Consulta de una misma información por varios usuarios

Se necesita un servidor para guardar las imágenes digitalizadas.
Es económico.

Requiere personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalización exitosas

Versatilidad y manejo de todo tipo de documentación

2. Para desarrollar la técnica de microfilmación debemos conocer e interpretar losiguiente, investigue y conteste:

A .Cuales son los procedimientos que se deben aplicar en la microfilmación.

*Recibir los documentos que se van a microfilmar.
*Preparar los documentos para pasarlos por la microfilmadora
*Indización de rollos de película
*Inspección final
*Microfilmar



B. En que consiste la preparación de los documentos para microfilmar

Las series documentaleso archivos, usualmente son microfilmados en el orden en el cual fueron creados o mantenidos originalmente. Sin embargo este periodo de preparación de documentos, da una buena oportunidad para hacer los correctivos en la organización del archivo. Las hojas, páginas, fólderes, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no...