Microfilmacion

Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Centro de Contadores
Barquisimeto. Edo. Lara.

INFORME

Integrantes: María Ortiz
Daniel Báez
Sabrina Aguilar
Laurimar Giménez
Curso: 6906.

Procesamiento de datos y Microfilmación
Debido al aumento en el número de documentos con los cuales se trabaja en la oficina moderna, se han introducido nuevastécnicas con la idea de reducir el esfuerzo manual de archivar dichos documentos o de obtener la información sobre material ya guardado en los archivos. A la vanguardia de estas nuevas técnicas pueden mencionarse los sistemas de procesamiento de datos y los sistemas de microfilmación.
Procesamiento de datos
Los sistemas de procesamiento de datos de hecho efectúan una parte considerable deltrabajo en la oficina moderna. Nóminas, órdenes de compra, controles de inventario y registros que implican hacer listas de nombres de individuos y de compañías pueden ser procesados por medio del uso de maquinas electrónicas. Se calcula que alrededor de una tercera parte de este tipo de trabajo se procesa hoy día por medio de un sistema automatizado.
La instalación de maquinas electrónicas en unaorganización requiere necesariamente una reorganización en el plan de trabajo en la sección de archivos.
A los sistemas de procesamiento de datos generalmente se les conoce como: 1) sistema de tarjetas perforadas, 2) sistema de procesamiento integral de datos o 3) sistema de computadores electrónicos para el procesamiento de datos.
Sistema de Computadores Electrónicos para el Procesamiento de DatosEste sistema, que es lo más avanzado en este campo, consiste en procesar registros con computadores electrónicos, e incluye el uso de cintas magnéticas o discos para conservar información. Las cintas magnéticas pueden prepararse usando una máquina de escribir especial llamada Unityper, o pueden hacerse con datos tomados de tarjetas perforadas, cintas perforadas u otra cinta magnética. El sistemade computadores electrónicos requiere una programación muy cuidadosa y efectiva antes de que los datos sean almacenados o procesados. La persona que prepara el juego completo de instrucciones o programa para una computadora se llama programador. Este empleado debe estar familiarizado con todas las frases de la aplicación de lo que será procesado, así como también con la capacidad de la maquina.La preparación de nominas de jornales es una actividad que se presta al uso de sistemas de computadores electrónicos en el procesamiento de datos.
Microfilmación
La microfilmación es un proceso que implica el tomar fotografías en miniatura de los documentos. Los retratos se toman en películas de 16 ò 35 mm. (Milímetros), similares a las que se usan en cámaras cinematográficas. Para trabajosespeciales se usan películas de 70 ò 105 mm.
En el pasado, la microfilmación se usaba mayormente para aquellos documentos vitales de una empresa que debían protegerse, o para aquellos que tenían que ser conservados por largos periodos (15 años o más), durante cuyo tiempo la referencia a dichos documentos seria limitada .Recientemente, muchos documentos son microfilmados tan pronto son preparados ylos sistemas de microfilmación forman parte de archivos muy activos.
Ventajas de la microfilmación:
* Copias de imagen en microfilm pueden hacerse aun más rápido, y las mismas se pueden reproducir a un tamaño mayor o menor que el documento original.
* El almacenaje de estos documentos microfilmados economiza espacio de oficina.
* Reduce el número de gabinetes de archivo en uso activo.* Disminuye el espacio que se utilizara eventualmente para el almacenaje del material inactivo.
* La microfilmación de documentos y registros puede reducir hasta un 98% el espacio requerido para archivar.
Aunque los documentos microfilmados ocupan el dos por ciento del espacio de un archivo regular, la microfilmación no se debe usar únicamente como medio de reducir espacio, ya que el...