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Creación de Bases de datos

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CREACIÓN DE BASES DE DATOS

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Como ya fue mencionado anteriormente, Microsoft Access es un sistema de gestión de Bases
de Datos relacionales incluido en la suite Microsoft Office. Este tema se dedica a la primera
tarea a la que nos enfrentamos cuando comenzamos a trabajar con este programa: la creación
de la BD.

Iniciar Microsoft Access.
Se iniciacomo cualquier aplicación Windows , por uno de los siguientes métodos:
? Menú \Inicio\Programas.
? Botón

de la barra de Acceso directo de Office (si estuviera instalada).

Salir de Microsoft Access.
Existen diferentes formas para hacerlo, que son las habituales en Windows:
? Mediante la opción \Salir del menú \Archivo.
? Presionando las teclas Alt+F4.
? Haciendo doble clic en el cuadrodel menú Control de la aplicación.
? Seleccionando la opción Cerrar del menú Control.
? Haciendo clic en el botón Cerrar
de la ventana de la aplicación.

Elementos de la pantalla.
Al iniciar Access se presenta una pantalla con elementos comunes a otras aplicaciones
Windows y Office:
? Barra de título.
? Barra de menú.
? Barras de herramientas.
Access incluye dos barras: Base de datos (quemuestra diferentes botones en
dependencia del objeto de la BD que esté abierto en un momento d
eterminado) y la
barra Web. Estas barras de herramientas son personalizables del modo habitual en
Windows.
? Barra de estado.
? El puntero del mouse.
En la siguiente tabla se muestran las principales formas que adopta el puntero del
mouse en Access:
Puntero

Significado
Selección en lasbarras de menú y Herramientas. Señalar un punto de la
pantalla. Mover objetos
Edición de texto.
Mover controles en formularios e informes
Ajustar tamaño de ventanas y otros objetos

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Modificar el ancho de las columnas y alto de las filas
Tabla 3.1 Formas del puntero del mouse en ACCESS

? Se presenta además el Cuadro de diálogo inicial, que permite crear unanueva BD o
abrir una existente.

Fig. 3.1 Cuadro de diálogo inicial de Access

Crear una Base de Datos
El trabajo con Access puede comenzar eligiendo la creación de una nueva BD o la apertura de
una existente. Si se elige la opción Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de
Access, se presenta una variedad de asistentes para crear bases de datos d diferentes
e
temáticas.Elegir una hará que se genere una BD completa con las tablas y todos los demás
objetos (la mayoría de los cuales serán abordados en este folleto) necesarios para su
funcionamiento.
Si se selecciona Base de datos en blanco Access solicita la ubicación y nombre de la nueva
BD a través del Cuadro de diálogo Nueva Base de datos:

De esta forma se crea en la unidad de
disco o carpeta especificada elarchivo con extensión .MDB que
contiene la Base de Datos.

Fig. 3.2 Cuadro de diálogo Nueva Base de datos

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Las BD de Access
Una vez creado el archivo de la BD, se abre la Ventana de la base de datos. Esta constituye el
centro de control de la BD, en el sentido de que facilita el acceso a todos los objetos de la
misma, tanto para crearlos
eliminarloscomo para modificarlos

, abrirlos

o

.

Fig. 3.3 Ventana de la base de Datos

Como se vio anteriormente, una BD relacional es esencialmente un conjunto de tablas
enlazadas; en el caso de Access, la BD está formada también por otros objetos de diferentes
tipos. Estos son:

Objetos de una base de datos Access
TABLA: Es el objeto donde se almacenan los datos. En ellas se almacenanlos datos de las
Entidades y también las relaciones que se establecen entre las mismas. Están formadas por
filas (registros) y columnas (campos).
CONSULTAS: Interrogación acerca de los datos de la BD. [Ejemplo: Cuáles empleados han
pasado cursos de Computación]. La información se puede obtener de una o más tablas. En
Access el concepto de consulta va un poco más allá pues existen las...