Microsoft access

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1. Conceptos Básicos

• Base de datos:
Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico decampos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistema gestor de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, asícomo su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
• Tabla:
Las tablas son el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
•Registro:
Un registro está formado por el conjunto de información en particular, es un tipo de dato estructurado formado por la unión de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (entero, real, carácter,...), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama campo.

• Campo:
Un campo es cada uno de los tipos de datosque se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.
• Tipos de Campos:

- Texto: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podránintroducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).

- Memo: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película...

- Numérico: En estos campos se almacenan datos de tiponumérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...

- Fecha/Hora: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...

-Moneda: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras.

- Auto numérico: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1,2, 3,...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden...

- Sí/No: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos...