Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad


Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad
 
Autor: Efraín Ortiz 
Curso:

8,88/10 (35 opiniones) |44837 alumnos|Fecha publicación: 13/11/2009
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Capítulo 4:
 Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel
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El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran queExcel fue creado con otros propósitos.
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La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidadesdel usuario, vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1]
Introducción al Software Contable
Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propósitos:
Hoja 1 DIARIO, pararegistrar las transacciones en Diario General
Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta
Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación
Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General
Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias
Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad,la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. 
Diario General
En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, esterecuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la última cuenta.
En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamará MODELO S.A., en elresto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son: fecha, comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en forma automática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito.
Es necesario indicar que en el rango E3:E4, apareceun botón con el nombre de “Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya se ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia de seguridad” que se encuentra sobre la barra defórmulas, haciendo clic en “Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:


En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, como medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores...