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PROCEDIMIENTO INTERNO

Código: Pro-015 Fecha: 13 de Abril de 2010

Fecha de Vigencia: 13 de Abril de 2010

Área de Aplicación: Contabilidad

Área Responsable: Administración.

Título: Procedimiento de Activos Fijos y Activos Menores

ACTIVOS FIJOS

• OBJETIVO:
Asegurar un proceso ordenado y documentado de los bienes adquiridos y que forman partedel Activo Fijo de la Empresa, sean reconocidos Contablemente como tales y no se confundan como parte del gasto del mantenimiento o como gasto propiamente.

• INTRODUCCIÓN:
Los Activos Fijos son adquiridos para generar renta y ser duraderos, están sujetos al desgaste natural del uso y por acción del tiempo, por lo que su manejo y control es prioritario en toda empresa.

La documentaciónrelacionada a la compra de Activos Fijos, requiere un mayor ordenamiento, tanto en la parte contable como en la administrativa, por exigencias de la autoridad tributaria y por ser responsabilidad directa de la gerencia su mantenimiento, integridad y cuidado diligente, por lo que un control al detalle asegura también tener seguridad que existen realmente.

• PROCEDIMIENTOS:

1. El ActivoFijo es producto de la compra nacional o la importación del bien, en ambos casos requiere del formato hoja de requerimientos debidamente especificada y autorizada, según lo establecido en el manual de procedimientos de compras de bienes de la Empresa.

2. El Activo fijo adquirido y recepcionado según el manual de procedimientos, es comunicado a Contabilidad para darle el tratamiento especialque necesita.

3. Contabilidad recibe de Administración toda la documentación del Activo Fijo, revisa y verifica la compra, antes de proceder a su registro, luego de ello fotocopia los documentos, para continuar el trámite.

4. Con los documentos originales, contabilidad llena la ficha de Activo Fijo y abre un file por cada Activo, debe contener la hoja de requerimiento, la orden decompra, la factura de compra, la guía de remisión y otros documentos de los gastos realizados como fletes, gastos de aduanas, otros.

5. Contabilidad procede a registrar en Libros, la compra del Activo Fijo en su moneda original, asegurándose de ingresar los datos correctamente.

6. Si el Activo entra en funcionamiento de inmediato, se comenzará a registrar la depreciación, conforme a lodispuesto por la Ley del Impuesto a la Renta de tercera categoría. Si entra en uso de inmediato, efectuar el tratamiento contable más adecuado, según lo establece la NIC 16 y complementarias NIIF.

7. Si el Activo proviene de una importación, la persona responsable de ésta, mantendrá una comunicación fluida con Contabilidad, desde el momento en que se hace el pedido de importación, hasta sullegada a Aduanas para su internamiento al país, ello debido a que se debe Registrar en Libros en el mes en que ocurra el desembolso del dinero y no cuando culmine la importación, que en muchos casos puede durar más de un mes.

8. El Registro en Libros de Activos provenientes de una importación, es similar al de una compra local, con la diferencia que el tratamiento técnico de la contabilidades diferente, se debe aplicar planes de Asientos Contables por tipo de gastos, para que la hoja de costos de la importación sea clara y precisa.

9. La hoja de costos de la importación debe ser llevada por Contabilidad, y debe contener todos los gastos inherentes a la importación, desde el pedido, hasta su llegada al almacén, para determinar el valor exacto de la importación, debe contenerdocumentos tales como:

✓ Transferencia por el pago de la factura comercial
✓ Gastos de apertura de la carta de crédito de importación
✓ Pago de flete de importación
✓ Pago de seguro de transporte de la Importación
✓ Liquidación de gastos del agente de aduana
✓ Pagos del Derecho Único de Importación (DUI)
✓ Pagos adicionales de manipuleo y...