Mini manual de gestion documental

MINI MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL TRANSPORTES TRANSHEJAS

DAYANA MARIA RICARDO
CARLOS ARBERTO VITOLA TORRES
ALEJANDRO DIARID MENDOZA HERRERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011

MINI MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL TRANSPORTES TRANSHEJAS

DAYANA MARIA RICARDO
CARLOS ARBERTO VITOLA TORRES
ALEJANDRO DIARID MENDOZAHERRERA

Instructora: Nicolasa Álvarez

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011

INTRODUCCIÓN

El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en la Empresa de Transportes TRANSHEJA para lograr agilidad y eficienciaen el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestionesadministrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.

Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance delos objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.

El Área de Gestión de Documentos de la Empresa Transportes TRANSHEJA tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación. Asimismo se relaciona directamente con elfuncionamiento de las actividades administrativas cotidianas de todas las áreas, debido a que alberga fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala el manejo de documentos estratégicos, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.

Como unidad de información dentro desus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, protección por su carácter confidencial, conservación y difusión de la documentación al personal que labora en la en la empresa.

Este manual está basadoentre otros en la aplicación de la Ley General de
Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo
07 del 29 de junio de 1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de
2002 del Archivo General de la Nación.

TRANSPORTES TRANSHEJAS

Historia
El pensamiento abierto de un grupo de visionarios transportadores los llevó a fundar Transportes Transhejas el 4 Febrero del2011 en la ciudad de Sincelejo, bajo esquemas de comodidad, rapidez, seguridad y cumplimiento; con buses nuevos, actualizados, y con oficinas espaciosas dotadas de buenos servicios, que hacían honor a su slogan de entonces: “Transhejas lo moderno en transporte”.
Fueron nueve buses que iban de Sincelejo a montería todos los días. 1 año después fueron 60 camiones que viajaban por toda la regiónCaribe, Recorrer desde entonces diariamente todas las carreteras troncales del país convirtió a Transportes transheja en la empresa de más cobertura territorial del país, tal como fue el querer de sus grandes inspiradores y visionarios.
No obstante, sus valores siguen siendo los mismos de siempre: Honestidad, Confianza, Creatividad, Respeto por las personas y Compromiso de servicio. A su gente:...