Minuta de reunion
¿QUÉ ES UNA MINUTA DE REUNIÓN?
Las minutas son el recurso escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con unalista de los presentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.
No hay consenso en lo quedebe o no debe contener una minuta de reunión de una empresa o ente no gubernamental. Dentro de ciertos límites, los negocios y las organizaciones privadas pueden seguir las reglas que ellos eligen. Lasminutas pueden ser tan detalladas y comprehensivas como una transcripción, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas.
La función inmediata de laminuta es servir como archivo de datos a la audiencia. Sirve para guardar en forma escrita la información tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible para revisar encualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto).
¿QUIÉN REDACTA LA MINUTA DE REUNIÓN?
Usualmente las minutasson escritas por secretarias o por una persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los ámbitos públicos y oficiales, por un mecanógrafo. En cualquiera de los casos, es responsabilidad delencargado de dicha tarea, tomar notas a lo largo de la reunión e interpretar lo que se trate en la misma.
Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente involucraproblemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil. Primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar unlenguaje claro y apropiado para resumir la información e ideas importantes. En muchos casos este trabajo se complejiza puesto que algunas reuniones son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la...
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