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Publicado: 12 de julio de 2014
Combinar correspondencia
Combinar correspondencia es probablemente una de las herramientas más útiles y potentes de Word, ya que te permite combinar todo tipo de datos con cualquier documento en forma rápida y sencilla.
Indicar el origen de los datos
Pulsa sobre el menú Correspondencia. Ahora pulsa sobre la opción Iniciar combinación de correspondencia. Vamos a usar el asistente decombinar correspondencia para ello pulsa sobre la opción .
Observe como en la parte derecha de la ventana se abre el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.
Veamos como utilizar este asistente.
La primera de las opciones es seleccionar el tipo de documento con el que estoy trabajando.
Pulse sobre el botón que hay al final llamado, Siguiente: Inicie el documento. Observe que el asistenteque estamos ejecutando se compone de 6 pasos.
A continuación se abrirá otra ventana del asistente será la del paso 2.
Elija la opción Utilizar el documento actual. Es el que ahora tenemos en pantalla.
Pulse de nuevo en el botón Siguiente: Seleccione los destinatarios.
En el tercer paso del asistente nos encontramos con tres opciones:
Utilizar una lsitaexistente: Si queremos seleccionar una base de datos que ya esté creada y guardada en nuestro PC.
Seleccionar de los contactos de Outlook: Si tenemos nuestros contactos gestionados con este programa lo podremos usar para hacer la combinación.
Escribir una lista nueva: Si no disponemos de ninguna base de datos con esta opción la podremos crear desde el principio e incluso personalizarla a nuestro gusto.En nuestro caso vamos a seleccionar escribir una lista nueva y a continuación pulse la opción Crear. Se nos abrirá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Como lo que queremos es personalizar los campos para adaptarlos a la base de datos que estamos creamos pulsaremos sobre el botón .
Ahora en el cuadro que vemos, Word nos presenta una relación de campos quepodemos usar en las cartas, Desde este cuadro elegiremos aquellos campos que vamos a usar en la combinación e incluso podremos agregar también cualquier campo que no se incluya en la lista.
Los botones subir y bajar nos van a servir para ordenar los campos para dejarlos tal y como queramos que aparezcan a la hora de la entrada de datos.
Como verás en la imagen las cabeceras han sidoconfiguradas con los campos que queremos usar en la combinación.
A partir de esta pantalla ya podremos ir introduciendo los datos en cada campo, simplemente nos situaremos debajo de cada campo y empezaremos a escribir los datos. Una vez terminado de escribir los datos pulsaremos el botón Aceptar y nos pedirá que guardemos las base de datos. A continuación nos mostrará en la pantalla la ventana deDestinatarios de combinar correspondencia.
El siguiente proceso es insertar en la carta y en la posición que queramos que aparezca los campos que antes habíamos definido en la base de datos. Para ello nos situaremos en la carta en la posición en la cual insertaremos el primer campo y pulsaremos el botón , que nos mostrará un listado de los campos que hemos creado previamente.Ahora simplemente hemos de pulsar sobre el campo que queremos insertar.
Una vez hayamos terminado de insertar los campos en la carta procederemos a guardar los cambios en la carta.
A continuación realizaremos la combinación de la carta con la base de datos para ello pulsaremos sobre el botón y elegiremos la opción
Tras lo cual nos mostrará la ventana dejando las opciones tal y comoestán y pulsando el botón Aceptar.
A continuación nos mostrará los resultados de la combinación en otro documento nuevo.
Establecer una condición de campo
Este tipo de fusión, será la que más utilice cuando tenga que realizar una fusión con registros. E1 principal motivo es el de una racionalización del trabajo. Imagínese una empresa que tenga 4.000 clientes ha de enviar una oferta sólo a...
Combinar correspondencia es probablemente una de las herramientas más útiles y potentes de Word, ya que te permite combinar todo tipo de datos con cualquier documento en forma rápida y sencilla.
Indicar el origen de los datos
Pulsa sobre el menú Correspondencia. Ahora pulsa sobre la opción Iniciar combinación de correspondencia. Vamos a usar el asistente decombinar correspondencia para ello pulsa sobre la opción .
Observe como en la parte derecha de la ventana se abre el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.
Veamos como utilizar este asistente.
La primera de las opciones es seleccionar el tipo de documento con el que estoy trabajando.
Pulse sobre el botón que hay al final llamado, Siguiente: Inicie el documento. Observe que el asistenteque estamos ejecutando se compone de 6 pasos.
A continuación se abrirá otra ventana del asistente será la del paso 2.
Elija la opción Utilizar el documento actual. Es el que ahora tenemos en pantalla.
Pulse de nuevo en el botón Siguiente: Seleccione los destinatarios.
En el tercer paso del asistente nos encontramos con tres opciones:
Utilizar una lsitaexistente: Si queremos seleccionar una base de datos que ya esté creada y guardada en nuestro PC.
Seleccionar de los contactos de Outlook: Si tenemos nuestros contactos gestionados con este programa lo podremos usar para hacer la combinación.
Escribir una lista nueva: Si no disponemos de ninguna base de datos con esta opción la podremos crear desde el principio e incluso personalizarla a nuestro gusto.En nuestro caso vamos a seleccionar escribir una lista nueva y a continuación pulse la opción Crear. Se nos abrirá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Como lo que queremos es personalizar los campos para adaptarlos a la base de datos que estamos creamos pulsaremos sobre el botón .
Ahora en el cuadro que vemos, Word nos presenta una relación de campos quepodemos usar en las cartas, Desde este cuadro elegiremos aquellos campos que vamos a usar en la combinación e incluso podremos agregar también cualquier campo que no se incluya en la lista.
Los botones subir y bajar nos van a servir para ordenar los campos para dejarlos tal y como queramos que aparezcan a la hora de la entrada de datos.
Como verás en la imagen las cabeceras han sidoconfiguradas con los campos que queremos usar en la combinación.
A partir de esta pantalla ya podremos ir introduciendo los datos en cada campo, simplemente nos situaremos debajo de cada campo y empezaremos a escribir los datos. Una vez terminado de escribir los datos pulsaremos el botón Aceptar y nos pedirá que guardemos las base de datos. A continuación nos mostrará en la pantalla la ventana deDestinatarios de combinar correspondencia.
El siguiente proceso es insertar en la carta y en la posición que queramos que aparezca los campos que antes habíamos definido en la base de datos. Para ello nos situaremos en la carta en la posición en la cual insertaremos el primer campo y pulsaremos el botón , que nos mostrará un listado de los campos que hemos creado previamente.Ahora simplemente hemos de pulsar sobre el campo que queremos insertar.
Una vez hayamos terminado de insertar los campos en la carta procederemos a guardar los cambios en la carta.
A continuación realizaremos la combinación de la carta con la base de datos para ello pulsaremos sobre el botón y elegiremos la opción
Tras lo cual nos mostrará la ventana dejando las opciones tal y comoestán y pulsando el botón Aceptar.
A continuación nos mostrará los resultados de la combinación en otro documento nuevo.
Establecer una condición de campo
Este tipo de fusión, será la que más utilice cuando tenga que realizar una fusión con registros. E1 principal motivo es el de una racionalización del trabajo. Imagínese una empresa que tenga 4.000 clientes ha de enviar una oferta sólo a...
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