Mis memorias

1 punto

DEFINICION
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el controly acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D
1. Investigacion preliminarsobre lainstitucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada
3.Elaboracion y representacion de las tablas de retencion.
Elaboración de TRD :
(series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación

Para la administración:
Facilitan el manejo dela información.
Contribuyen a la racionalización de la producción Documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

En lo archivístico

Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del
Conceptode archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

El manejo de la documentación producida en tu empresa puede llegar a convertirse en unadificultad, si no cuentas con parámetros definidos de organización y control. Cuando no tienes una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano comenzarán a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución está en buscar un sistema de información normalizada de producción, conservación, evaluación y recuperación.
COMITÉ DE ARCHIVO O DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
¿QUÉ ES?
Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?
El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos querecibe y genera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil y la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa. El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyecciónde sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.
OBJETIVOS
Debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de un manual de procedimientos para correspondencia y archivo.
FUNCIONES
Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.
INTEGRANTES
Como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el...