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2). REQUISITOS DEL CONTROL
Los requisitos para que el control desarrollado sea eficaz los podemos resumir en los siguientes:
• Comprensibles (claridad y simplicidad); comprender perfectamente que es lo que se pretende con el control. La claridad de formulación y la simplicidad del planteamiento incidirán decisivamente en la comprensión y eficacia del mismo. El grado de complejidaddebe reducirse en la medida que se desciende en la jerarquía de la pirámide organizativa.
• Adaptabilidad: incorporara mecanismos de regulación capaces de adaptarse a las circunstancias cambiantes. Concebido el control para servir a una actividad empresarial, nunca deberá constreñirla y, por tanto deberá contar con una elevada flexibilidad.
• Eficacia y eficiencia: la primera exige capacidadpara generar las señales pertinentes en los momentos oportunos. La segunda, demanda un control que justifique su coste. Ante un problema, debemos considerar siempre cuales son los costes y beneficios que nos reporta el empleo o la intensificación de los mecanismos de control. En ocasiones, implantar o profundizar un control empeora la situación económica de la empresa, siendo más rentable sueliminación o su transformación.
• Continuidad: debe realizarse de manera continuada, aunque en determinadas actividades baste la comparación del curso de la actividad en unos momentos concretos.
• Seguridad y objetividad: la empresa ganará en seguridad y objetividad en sus controles utilizando sistemas diseñados de manera rigurosa e imparcial y con técnicas e instrumentos que apoyen los criterios delos directivos para evaluar desviaciones y aplicar las medidas correctoras. Los controles serán objetivos en la medida en que no puedan ser manipulados ni tergiversados por algún individuo o grupo, por esto es recomendable que todas las normas de control sean cuantificables y las mediciones sean válidas y fiables.
• Adecuación y aceptación por los miembros: los resultados alcanzados por undispositivo de control serán operantes y significativos si dicho dispositivo se adecua a la función o actividad a controlar. Los controles deben adaptarse a las personas a las que se dirigen y al objeto que se controla. Un control que provoque fuertes reacciones de hostilidad entre las personas encargadas de emplearlo, condena a aquel al fracaso.
• Acción correctiva de desviaciones: la informaciónde cualquier desviación de los planes debe llegar en el tiempo preciso para que sus efectos puedan ser determinados y, en su caso, modificados. De la misma manera, las medidas correctoras deberán aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados. Si un control descubre una desviación, esta necesita ser rápidamente corregida. Para llevar a cabo esto, todo control, además dedescubrir la desviación a tiempo, debe señalar el lugar donde se ha producido, el responsable y como se puede subsanar. La situación ideal es marcar la desviación antes de que ésta realmente se produzca.
• Enfoque de puntos estratégicos: deben controlarse áreas donde las desviaciones sobre los estándares sean más relevantes o generen consecuencias graves. Según se ha dicho el directivo debeconcentrarse en las excepciones que afecten a puntos vitales para la marcha de la empresa.
• Deben reflejar la estructura de la organización: los controles deben establecerse de forma que estén atentos a los puntos críticos o puestos de mayor responsabilidad dentro de la organización.
• Deben relacionarse con las metas: los controles que se formulen en la empresa deben ser consistentes con los planesde la organización. Su intención última es asegurarse del cumplimiento de unas actividades previstas en los planes, por lo que estos deben ser el punto de guía y de destino de los controles.
3). ACCIONES EN EL POCESO DE CONTROL
El control, inseparable de la planificación-requisito previo-, precisa también de una estructura organizativa para determinar en que parte de la empresa yace la...