mobiliario de archivo

MOBILIARIO -
SISTEMAS DE ARCHIVO

Desde el portacarpetas extraíble hasta el archivo compacto de gran capacidad, se puede
encontrar en el mercado toda una gama de elementos de archivo, de entre los cuales habrá
que seleccionar el que más convenga en cada caso, en función de las necesidades de cada
usuario o grupo de personas, del tipo de contenedor, de la frecuencia de acceso a la infor-mación, del volumen y naturaleza de la misma, etc.

Mini archivadores de sobremesa
Son archivadores de pequeño tamaño que se utilizan de sobremesa y que pueden ser
trasladados fácilmente. Es sólo un archivo provisional que sirve, por ejemplo, para hacer una
primera ordenación de documentos y para el archivo de catálogos, folletos, etc.

Portacarpetas extraíble
Soporte extraíble para unreducido número de carpetas colgantes (entre 10 y 15), y dota-
do generalmente de una bandeja portalápices. Con frecuencia resuelve las necesidades de
un puesto de trabajo en la oficina, donde la privacidad de los documentos de uso más fre-
cuente no sea importante. Para la mayoría de los usuarios es suficiente la capacidad de este
tipo de archivo.

Bloque personal
Es un bloque de cajones de unaaltura que ronda los 90 centímetros, dotado de ruedas
para su transporte y cerradura para proteger la privacidad de sus compartimentos.
Generalmente está dotado de una gaveta extraíble para carpetas suspendidas y com-
partimentos diversos para la colocación de carpetas AZ, libros u objetos más personales,
como pueden ser un portalápices, un ordenador portátil o un bolso de mano.
Este tipo dearchivo suele ser utilizado en las oficinas “no territoriales”, es decir, aquellas
en las que los usuarios no tienen un puesto de trabajo físico exclusivo sino que cada día que
acuden a una oficina se les asigna un puesto según su necesidad y la disponibilidad. Por lo
tanto, un mismo espacio de trabajo puede ser compartido por diferentes personas en distin-
tos horarios y/o días. Suele darseen empresas en las que los empleados trabajan tanto en
las propias instalaciones de la compañía, como en las oficinas de sus clientes o en sus pro-
pios domicilios.
Todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: bolí-
grafos, agendas, documentos, objetos personales, etc., que deben guardarse en un lugar
propio y privado. Para ello se dota a cada persona deun bloque personal que se “aparca”
formando baterías en lugares destinados a tal efecto.
Cada bloque se marca con el nombre de su usuario, y con frecuencia disponen de
una ranura buzón donde se puede depositar la documentación confidencial destinada a
su propietario.

Módulos auxiliares
Cumplen la misma función que los armarios bajos, con la particularidad de que suelen
estar dotados deruedas para que el usuario los ajuste a la posición idónea, bien para usar
su tapa como superficie auxiliar o plano de descarga, o bien para que el acceso a los docu-
mentos u objetos que contiene sea lo más cómodo posible.
Pueden ser abiertos o cerrados, generalmente con puertas de persiana. Sus formas
suelen ser más “amables” desde un punto de vista estético que las de los armarios con-vencionales.

Elementos suspendidos del panel
Baldas o arcones contenedores que se utilizan en aquellos puestos de trabajo cuyo
grado de privacidad se obtiene mediante paneles separadores, y la necesidad de archivo del
puesto es muy alta, no siendo suficiente el bloque de cajones convencional.
A continuación, podemos observar un puesto de trabajo con los cuatro tipos de mobilia-
rio de archivoque acabamos de citar:

Bloques de Cajones
Idóneos para el archivo de fichas y carpetas suspendidas. Se recomienda que reúnan
las siguientes cualidades:

- Facilidad de acceso a la documentación, gracias a la extracción total de las gavetas
de archivo, lo que supone una mayor comodidad del usuario. De este modo, éste puede
acceder al 100% del material archivado.
- Seguridad. Que...