modalidades

NORMAS DE CONTROL INTERNO INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION (ACTIVO FIJO)

Las presentes normas de control interno tienen por objeto orientar el establecimiento y las mejoras de los sistemas de control interno de los organismos públicos pertenecientes a la Administración Pública Nacional central y descentralizada funcionalmente.

DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
En todatransacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.
 01.         En su sentido más amplio economía en la gestión de un entidad pública, significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.02.         La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.
03.         Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargadode los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.
 300-02          UNIDAD DE ALMACÉN
Todos los bienes que adquiera la entidad debe ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.
 01.      Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar através de almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.
02.      Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita elarreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.
03.      Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la dependencias de la institución), así como los que salen.
04.      Los directivosestablecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
05.      Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimientos de éstos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes segúnrequerimiento.
06.      Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación dela documentación correspondiente.

300-03          TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Cada entidad debe practicaranualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
01.      La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con losregistros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudiera existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al año.
02.      Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que la gerencia o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de...