Modelo Actas


PROCEDIMIENTOS DE ACTAS

1. OBJETIVOS

Unificar el formato y estructura de las actas, conforme a la normativa vigente, para su utilización por las Comisiones Jurisdiccionales Mixtas y Comités Mixtos, en adelante CJM y CM, respectivamente.
Recomendar prácticas para el mejor funcionamiento de las CJM y CM, las cuales servirán de guía durante sus primeros pasos de conformación hasta el dictado desu propio reglamento interno.
Dotar a los integrantes de las CJM y CM de herramientas documentales que, mediante la recolección de distintos datos obrantes en las actas, permitan el seguimiento de acciones y evaluación del funcionamiento de las mismas.

2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Definiciones
Acta: “todo texto mediante el cual dos o más personas físicas o jurídicas dan testimonio u opiniónde lo tratado, sucedido o acordado”, conforme Decreto 300/06: Guía para la Gestión de la documentación escrita en la Administración publica de la Pcia. De Bs. As.-

Abreviatura
CJM: Comisión Jurisdiccionales Mixtas
CM: Comités Mixtos
DP: Delegado de Prevención
IN: integrantes de los CJM o CM
RE: Representante del Estado
RG: Representante Gremial
I: Invitado
A: Asesor
CT: Colaborador Técnico
AC:Acción correctiva
AP: Acción preventiva
Dependencia: Oficina pública dependiente de otra superior.

3. ALCANCE

A todos los Comités Mixtos, formados y a formarse en materia de salud y seguridad en el empleo publico, en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Provincia de Buenos Aires, cualquiera sea su denominación.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Actas de la CJM del Ministerio de Salud
Decreto 300/06- Guía para la gestión de la comunicación escrita en la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires.
Resolución 523/07 SRT - Directrices Nacionales sobre los Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo
Decreto 3066/91 - Régimen General de Archivo

5. RESPONSABILIDADES

Los IN del Comité Mixto son responsables de la correcta confección de las actas de acuerdo a laspautas establecidas por el Decreto Nº 300/06.

6. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO Y RECOMENDACIONES

6.1 Confección de actas

La persona que cumpla la función de secretario deberá confeccionar el ACTA con los siguientes datos y pasos y siguiendo las recomendaciones que se enuncian:
A. Lugar, fecha y hora de inicio de la reunión.
B. Se deberá indicar las personas presentes aclarando apellido y nombre,dependencia y en qué carácter participan (representante del Poder Ejecutivo, Representante de los trabajadores, presidente, secretario, invitado, Asesor, Colaborador Técnico). En adelante solo se los designará por su nombre y apellido, evitando repeticiones innecesarias y sobreabundantes respecto del carácter en que participan.
C. Se recomienda que el secretario deje constancia del plazo estimadode finalización de la reunión y de la integra lectura del orden del día. En ese sentido se invita a tener en cuenta los siguientes pasos:
Primero: Lectura y aprobación (firma) del acta anterior. A efectos de una correcta utilización del tiempo se recomienda que la discusión y aprobación del acta anterior se realice con carácter previo a la reunión. En ese sentido la secretaria deberá enviar pormail, dentro de las 72 hs. de efectuada la reunión, a todos los integrantes de la comisión mixta, el acta de la reunión ya mantenida para su aprobación y/o rectificación. La aprobación o las rectificaciones propuestas deberán ser giradas por mail a la secretaria dentro de las 72 horas posteriores a la recepción por mail del acta en cuestión. La falta de respuesta será considerada como aceptacióntotal de la misma.
Segundo: Lectura de correspondencia y novedades.
Tercero: Lectura de la planilla de seguimiento de acciones y de la planilla de evaluación de reunión, y abordaje de temas según el siguiente orden de prelación:
Temas en curso
Temas nuevos a abordar, con identificación de la persona que lo propone.
Los temas del del orden del día serán definidos por consenso en la reunión...