Modelo administrativo para optimizar el control de la gestión financiera

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las políticas implantadas por el Ejecutivo Nacional han generado grandes cambios no solo en los modelos y estrategias para planificar y organizar, sino también en la forma de gerenciar buscando alternativas que permitan alcanzar un nivel de efectividad cada vez mayor tanto en las empresas del estado como en las empresas privadas.En este orden de ideas, Chiavenato (2000) comenta que la administración en la organización:
Es el medio para lograr una acción colectiva efectiva, puesto que el trabajo a realizarse requiere de los esfuerzos de más de una persona, el gerente trata con los esfuerzos humanos, de coordinar que las acciones colectivas sean efectivas, tomando en consideración a cada individuo con cada una de susnecesidades, (p.21).

El gerente debe saber que actividad especifica va administrar, quien va ayudarle, de quién depende y quién depende de él, además deberá conocer la estructura de todo el grupo que trabaja unido, su lugar en él y los canales de comunicación.
De allí pues, que para la elaboración de una estructura organizacional se debe tomar en consideración la teoría de laorganización, ya que esta proporciona conceptos y técnicas administrativas de los diferentes enfoques metodológicos dependientes de la época y el desarrollo de determinadas ciencias. En este sentido, una eficiente planificación y organización de los procesos administrativos empresariales, permite aplicar políticas apropiadas y convincentes para hacer cada vez más efectiva y eficiente las laboresempresariales e institucionales.
Al respecto, Certo (1997), define la planificación como “el proceso que se sigue para determinar como la organización puede llegar a donde pretende”, (p.85). Tomando en cuenta lo expuesto, se señala que la planificación representa un papel de gran importancia en todas las organizaciones, por lo tanto en la Zona Educativa del Estado Aragua, concretamente, en elDepartamento de Finanzas para obtener una mayor y mejor posición en el institucional debe planear sus procesos administrativos y contables para optimizar sus labores en los diferentes departamentos existentes.
Una institución bien planificada delimita funciones a cada empleado, equilibra y mantiene los parámetros para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Al referir a la planificación, Terry(2000), define este termino de la siguiente manera: “es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para el desarrollo de los objetivos, es una inclinación de la autoridad y responsabilidad asignada que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas”, (p.305).
Para que una institución logre su eficiencia debe tener una buena organización en su proceso administrativo que lepermita cumplir con sus actividades y objetivos en forma rápida y oportuna para obtener de esta forma excelente resultado.
La Contraloría General del Estado Aragua, específicamente el Departamento de Finanzas, ha tenido como perfil buscar alternativas que le permitan mejorar sus procedimientos administrativos, por lo tanto no escapa a la realidad de lograr alcanzar las metas propuestas deacuerdo a parámetros previamente establecidos. Es por ello, que la investigadora a través de la observación directa realizada al mencionado departamento, pudo detectar que actualmente la información administrativa y contable que viene de las diferentes secciones y departamentos hacia el Departamento de Finanzas no llega puntualmente lo que genera tardanza en los reportes que elabora la gerencia, asícomo tampoco arrojan los saldos reales de cada partida contable al final de cada periodo mensual, toda esta situación genera que al momento de elaborar los reportes materiales y financieros los mismos presenten errores y falta de confiabilidad.
Otras de las situaciones que se presentan es que la documentación (ordenes de compra, informes de conciliaciones bancarias, facturas, etcétera) que...