Modelo De Caja Menor
Páginas: 5 (1191 palabras)
Publicado: 24 de enero de 2013
OBJETIVO
Establecer la metodología de constitución, manejo y arqueo de cajas menores (Instituto, Laboratorio de Salud Pública y Programa de vigilancia y control de las ETV, Aseguramiento).
ALCANCE
Este procedimiento lo aplica la Secretaria General (Área de Tesorería) en el proceso Gestión de los Recursos y va dirigido a las dependencias que tienen asignados recursos de cajas menores(Instituto, UCV y Laboratorio de Salud Pública, Aseguramiento).
CONDICIONES GENERALES
Al principio de cada año se expide la Resolución por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores.
Para la constitución y el reembolso de caja menor se debe contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y realizará el proceso de trámite de pago.
El dinero de cajamenor se utiliza para sufragar gastos identificados y definidos como de carácter urgente o que por su cuantía no ameriten tramite de pago.
El manejo de la Caja menor se realizará a través de un funcionario responsable con póliza de manejo debidamente constituida.
Todo funcionario que tenga bajo su responsabilidad una caja menor deberá abrir un libro auxiliar con el fin de registrar tantolos ingresos de constitución y reembolsos como los pagos.
En el libro se relacionan el valor de la factura o gasto con fecha, concepto, responsable y demás información.
Todo egreso de caja menor se legalizará con el respectivo comprobante original de pago (factura, recibo) con firma, cedula o NIT.
El arqueo de caja menor se realizará en forma sorpresiva y periódica.
DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO
|Paso |Descripción |Responsable |
| |Elabora resolución de Constitución de Caja Menor a principio de cada año con visto bueno de |Secretario(a) General y Jefe |
| |la Oficina Jurídica.|Oficina Jurídica |
| |Firma la resolución de Constitución de Caja Menor. |Director (a) |
| |El responsable delegado del manejo de los recursos de la caja menor respectiva tramitará el |Servidor publico delegado del |
| |pago de constitución de la caja menor según el procedimiento de pago de cuentasCódigo |manejó de caja menor |
| |P-GRSG01. | |
| |Abre libro auxiliar de Caja Menor para contabilización de las operaciones. |Responsable delegado del |
| ||manejo de los recursos para |
| | |cada caja menor |
| |Identifica el gasto a realizar y hace la solicitud para desembolso en el formato “Solicitud |Servidor Público |
| |de Gasto por Caja Menor, F-PGRSG03-01”.| |
| |Firma la Solicitud de Gasto por Caja Menor y aprueba con su firma el desembolso de los |Subdirector o Jefe de Oficina |
| |recursos por caja menor formato F-PGRSG03-01. |o delegado del manejo de los |
| ||recursos según ordenación del |
| | |gasto. |
| |Realiza la contabilización de la operación en el libro auxiliar. |Responsable del manejo |
| |Realiza...
Establecer la metodología de constitución, manejo y arqueo de cajas menores (Instituto, Laboratorio de Salud Pública y Programa de vigilancia y control de las ETV, Aseguramiento).
ALCANCE
Este procedimiento lo aplica la Secretaria General (Área de Tesorería) en el proceso Gestión de los Recursos y va dirigido a las dependencias que tienen asignados recursos de cajas menores(Instituto, UCV y Laboratorio de Salud Pública, Aseguramiento).
CONDICIONES GENERALES
Al principio de cada año se expide la Resolución por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores.
Para la constitución y el reembolso de caja menor se debe contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y realizará el proceso de trámite de pago.
El dinero de cajamenor se utiliza para sufragar gastos identificados y definidos como de carácter urgente o que por su cuantía no ameriten tramite de pago.
El manejo de la Caja menor se realizará a través de un funcionario responsable con póliza de manejo debidamente constituida.
Todo funcionario que tenga bajo su responsabilidad una caja menor deberá abrir un libro auxiliar con el fin de registrar tantolos ingresos de constitución y reembolsos como los pagos.
En el libro se relacionan el valor de la factura o gasto con fecha, concepto, responsable y demás información.
Todo egreso de caja menor se legalizará con el respectivo comprobante original de pago (factura, recibo) con firma, cedula o NIT.
El arqueo de caja menor se realizará en forma sorpresiva y periódica.
DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO
|Paso |Descripción |Responsable |
| |Elabora resolución de Constitución de Caja Menor a principio de cada año con visto bueno de |Secretario(a) General y Jefe |
| |la Oficina Jurídica.|Oficina Jurídica |
| |Firma la resolución de Constitución de Caja Menor. |Director (a) |
| |El responsable delegado del manejo de los recursos de la caja menor respectiva tramitará el |Servidor publico delegado del |
| |pago de constitución de la caja menor según el procedimiento de pago de cuentasCódigo |manejó de caja menor |
| |P-GRSG01. | |
| |Abre libro auxiliar de Caja Menor para contabilización de las operaciones. |Responsable delegado del |
| ||manejo de los recursos para |
| | |cada caja menor |
| |Identifica el gasto a realizar y hace la solicitud para desembolso en el formato “Solicitud |Servidor Público |
| |de Gasto por Caja Menor, F-PGRSG03-01”.| |
| |Firma la Solicitud de Gasto por Caja Menor y aprueba con su firma el desembolso de los |Subdirector o Jefe de Oficina |
| |recursos por caja menor formato F-PGRSG03-01. |o delegado del manejo de los |
| ||recursos según ordenación del |
| | |gasto. |
| |Realiza la contabilización de la operación en el libro auxiliar. |Responsable del manejo |
| |Realiza...
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