Modelo Informe




San Gil, Febrero 4 de 2009



Doctor
XXXXXXXXXXXX
Gerente
XXXXXXXXX LTDA




Ref. Informe de auditoría externa

En cumplimiento del plan de trabajo, a continuación me permito presentar un informa de las actividades desarrollas en el último trimestre del año 2008, vale la pena aclarar que estas recomendaciones ya serealizaron de forma verbal a los funcionarios responsables.

A. CAJA

Se llevó a cabo un arqueo en la caja de la sección de tesorería con el objeto de evidenciar los pagos en efectivo, los valores enviados en consignación a las entidades financieras y las entradas en efectivo provenientes de las otras dependencias (Surtidores de combustibles, agencias y almacén), evaluar la correcta yoportuna contabilización de las operaciones que afectan este rubro del disponible, comparando el dinero en efectivo contra los registros contables, verificar que se estén conservando en la caja fuerte el dinero en efectivo y otros valores, y estudiar las condiciones de custodia y seguridad del mismo así como evaluar la eficacia del control interno y de los procedimientos de trabajo.

El pasado 29 dediciembre de 2008, realizamos un arqueo a la caja general por la cual responde el XXXXXXXXXXXXXXXX tesorero y caja menor a XXXXXXXXXXXXXXXX en los cuales se encontró los siguientes saldos;

(insertar graficos de arqueo de caja)

Caja General


Caja menor

Observaciones
1. La diferencia del arqueo a la caja general fue de 249,113. el responsable de caja me informa que tiene un ingreso sincontabilizar de la caja general por valor de doscientos cincuenta mil pesos ($250,000) los que corresponden a un prestamo que la estación de servicios le habia otorgado para cancelar una deuda de un socio de la cooperativa, atendiendo que el ya habia enviado a consignar el saldo de la caja. Vale la pena aclarar que al funcionario se le explico que esta operación no esta reglamentada por lo cual no espermitida.

2. La diferencia obtenida en caja general y en caja menor de los arqueos es debido a las aproximaciones de los movimientos dèbitos y crèditos realizadas a la fecha.

Dentro del proceso de auditoria se pudo determinar que existe una deficiencia en el procedimiento empleado en las operaciones que involucran salidas de efectivo por concepto de traslados internos.

Recomendaciones
1.Implementar la política de realizar arqueos de fin de mes y esporádicos. Para ambos casos se deberá establecer como obligatorio el uso del formato que diseño la auditora interna, vale la pena aclarar que esta funcionaria ha venido realizando arqueos esporádicos en las diferentes secciones de la cooperativa.

2. Registrar los dineros que por cualquier razón se trasladen entre dependencias, utilizando elformato que tiene establecido la Cooperativa, con este se soporta la entrega de dineros de los isleros al almacenista y los que se entreguen al mensajero para realizar la consignación de los recurso en las diferentes entidades financieras.

Con este formato se soportan los traslados entre dependencias, como el descrito antes, esta clase de operaciones se debe reglamentar por el órgano competente.3. Reiteramos nuevamente la necesidad del pulsador de pánico para los funcionarios de la estación de servicio, ya que la sección de tesorería si tiene uno.

4. Evaluar el procedimiento empleado en el pago de proveedores y acreedores varios, teniendo en cuenta aspectos fundamentales del control interno así como la eficiencia de los procesos en la atención a los usuarios. Lo anterior considerandoque el actual mecanismo (Giro de Cheques), es menos eficiente que realizar los pagos a proveedores utilizando para ello las herramientas que nos los bancos para realizar transferencias electrónicas, las cuales disminuyen la carga operativa en la entidad.

5. Cuando se presenten operaciones inusuales como el pago de los bonos navideños se debe reglamentar este tipo de transacciones con el objeto de...