modelo tesoreria

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GERENCIA
AREA
PROCESO

Código: GF-TE-01

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERIA

Versión: 0.3

CUADRE CAJA DE VENTAS

Fecha Actualización:
Noviembre 01 de 2011

Pág. 1 de 4

OBJETIVO: Garantizar el adecuado control y administración de los recaudos por legalización de guías
de ventas.

FLUJO DEL PROCESO

INICIO

1. PROCESO ENTREGA DEPEDIDOS

2. RECEPCIÓN REPORTE DE ENTREGA

3. GENERACIÓN ENTRADAS AL SISTEMA

4. DIGITA DEVOLUCIONES

5. CUADRE DE GUÍAS

6. CUADRE DEFINITIVO DE CAJA

7. VALIDACIÓN CUADRE DE CAJA

8.ARCHIVA CONSECUTIVO

FIN

ELABORO:

RESPONSABLE:

APROBACION GERENTE DE AREA:

APROBO:

Germán Lizcano Carrillo

Emilse Nieto

Yesid Danilo Rodríguez Romero

Orlando Velandia RubioAuditor Interno

Jefe de Tesorería

Gerente administrativo Y Financiero

Gerente General

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AREA
PROCESO
No.

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERIA

Versión: 0.3

CUADRE CAJA DE VENTAS

Fecha Actualización:
Noviembre 01 de 2011

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



Cumple el procedimiento GF-LO-11 ENTREGA A CLIENTES
Y LEGALIZACION DE GUIAS.Recibe del transportador la consignación, facturas con
novedades presentadas (devoluciones totales o parciales) y
paz y salvo diligenciado de recibida la devolución por
bodega.
Verifica los valores del reporte de entrega con los valores
físicos timbrados y números de cuenta de la compañía.
Entrega Paz y Salvo firmado al auxiliar de ventas o
transportador como constancia de la recepcióncorrecta de
las consignaciones y documentos.








Registra en el sistema según la información consignada en
las facturas de ventas los productos devueltos, ya sean
devoluciones parciales o totales.
CUADRE DE GUÍAS
Analiza las diferencias teóricas y físicas para corregirlas si
hay lugar a errores de digitación o de ubicación de la
devolución en la guía correspondiente.Corrige los errores de digitación.
Actualiza la guía una vez este seguro de haber analizado
todas las posibilidades de error.
Genera el listado de diferencias o descuadres y lo entrega a
la jefatura de Logística, Tesorería, dirección regional o
coordinador administrativo.






6.

Auxiliar de Caja

Firma en Paz y
Salvo Asistente
de Tesorería, en
constancia
de
entrega
decuentas en caja.

DIGITA DEVOLUCIONES



5.

Ingresa al sistema la recepción de las consignaciones
cargando el respectivo número de guía con el detalle de lo
reportado por el Transportador.



4.



Transportador

GENERACIÓN ENTRADAS AL SISTEMA



3.

MECANISMO DE
CONTROL

RECEPCIÓN REPORTE DE ENTREGA



2.



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PROCESO ENTREGA DE PEDIDOS

1.

Código: GF-TE-01

Después de cuadrar todas las guías recibidas en el día y
haber realizado las consignaciones en el sistema de
información, genera la planilla diaria de control de caja de

Auxiliar de caja

Auxiliar de caja

CUADRE DEFINITIVO DE CAJA



Auxiliar de Caja

Auxiliar de caja




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Fecha Actualización:
Noviembre 01 de 2011

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ventas, cuadrando lo siguiente:
 El valor total del efectivo relacionado en la planilla de
cuadre debe ser igual con la sumatoria de las
consignaciones, los números de cuenta timbrados deben
corresponder con los de la compañía.
 La cantidad defacturas a crédito deben corresponder
con las registradas en la planilla y deben estar firmadas
y selladas de recibido por le cliente en la ultima hoja
donde se encuentra liquidado el total de la factura.
 Las devoluciones y descuentos deben sumar con el total
relacionado en la planilla.
 Entrega a diario las planillas de caja a la jefatura de
tesorería para el caso de la regional...