moderna


Yuri Natally Bermúdez Robayo









Fecha: 24 ABRIL DE 2014









Actividad
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL





1. Administración documental.

Esel tratamiento administrativo que se debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir el proceso que tendrá el documento desde su origenhasta el destino final con el fin de agilizar su búsqueda, facilitación y conservación.

2. A partir de esta consulta:
Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental.Establecer procedimientos para el trámite de los documentos.
Archivar los documentos.
Contribuir a la toma de decisiones.
Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta paradecisiones futuras.
Incrementar la eficiencia organizacional
Apoyar los procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor,tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

3 Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realiza y una descripción de cadauna de ella.

Clasificar documentos: consiste en archivar de una forma lógica que nos permita una localización rápida en cualquier momento.

Conservar los documentos: Tener cuidado tenerlos en unlugar apto donde no estén expuestos a humedad o deterioro

Ordenar: por expedientes y seriales. De una forma que tenga acceso rápido a él.

Archivar: se recopila en forma organizada los registrosde los documentos

Digitalizar: Es el proceso mediante los registros físicos se convierten en digitales.

Escanear y capturar la documentación: con un escáner profesional y un sistema OCR paraconvertir documentos en formato eléctrico

Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo

Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la...