monografia de la comunicacion

EL OFICIO
Etimología: Del latín officium. Esta deriva de OPIFICIUM compuesta por la yuxtaposición de OPUS (obra) y FACERE (hacer).
Concepto: Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar quevincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.;y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo. Según su difusión puede ser externa (fuera de una institución) o interna (dentro de una institución). Comunicación escrita, referentes a los asuntos de las administraciones públicas.
Estructura

1.-Lugar y fecha
Es la primera parte en la que se escribe: el lugar dedonde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración
En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario.
Es la parte queabarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto.
Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia.
Es la quinta parte que se usa, sólocuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
6.-Cuerpo o texto.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de lacomunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

 
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...

7.-Despedida.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad parahacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

8.-Firma y pos firma.
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano: Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:.

9.-Iniciales.
Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo conminúsculas.

10.-Anexo.
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

11.-Distribución.
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

UTILIDAD Y FINES
Tiene la función de relacionar a los administrativos de la más alta jerarquía y porconsiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, con lleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo...