MONOGRAFIA

INTRODUCCIÓN

Como base fundamental del requerimiento en todo ámbito se tiene la documentación y el registro entendidos como soporte de las actividades en cada instancia de la empresa. Estos soportes deben ser preestablecidos en la etapa de planificación como formatos que harán parte importante de la verificación, el seguimiento y la medición de los procesos teniendo como marco políticas,objetivos y requisitos legales.
Para el caso que nos compete en esta monografía, la verificación consistirá en una revisión normativa y legal de los documentos que se deben adjuntar a la carpeta de cada trabajador, con miras a mantener el control documental necesario del recurso humano que soporte cualquier consulta por parte del colaborador y a su vez cualquier revisión externa como una Gerencialy/o Auditoría, de tal forma que no existan “no conformidades”.
Con el anterior objetivo en mente se revisó la norma NTC-OHSAS 18.001, el formato único de auto evaluación del sistema de gestión de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas, RUC - del consejo Colombiano de seguridad y algunos apartes de la norma ISO 9001 desde el punto de vista documental del recurso humano, para darcomo resultado final los soportes mínimos necesarios que deben ir adjuntos a la carpeta mencionada.
Esta revisión contó con la experiencia de años en trabajos relacionados al ingreso de personal que hemos venido desempeñando en las diferentes empresas y que no completaría su objetivo si no mantuviera una actualización continua de acuerdo a nuevas leyes y normatividades como parte delmejoramiento continuo.






CONTROL DOCUMENTAL DEL RECURSO HUMANO
La mejor práctica de acuerdo a la experiencia adquirida corresponde a mantener un archivo físico con una carpeta por cada colaborador etiquetada con código, nombre completo y cargo, dentro de la cual se diferencia perfectamente los documentos suministrados por el trabajador (Hoja de vida, fotocopia de la cedula de ciudadanía,fotocopia de la libreta militar, etc.) y los documentos generados desde el inicio de su vinculación ( Verificación del perfil del cargo, examen médico ocupacional de ingreso, registro de inducción, etc.). No obstante y para efectos estadísticos es absolutamente necesario alimentar una base de datos (Programa de computador adecuado) con toda la información relevante.
A continuación describiré cadauno de los documentos y registros que según la legislación laboral, normatividad y la propia experiencia son exigibles para mantener la organización y el control del recurso humano.
1. DOCUMENTACIÓN QUE SURGE DE LA VINCULACIÓN LABORAL:

1.1 VERIFICACION DEL PERFIL: De acuerdo con la normatividad (NTC-OHSAS 18.001 (Numeral 4.4.2 – “Competencia, Formación y toma de conciencia”) y RUC delConsejo Colombiano de seguridad (Numeral 2.4 – “Competencias”) se requiere comprobar las competencias tales como educación, experiencia y entrenamiento, las cuales pueden soportarse con las certificaciones anexas a la hoja de vida, esta verificación debe registrarse y comprobarse en formato pre-establecido con el aval del encargado.

1.2 EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES: Aunque la normatividad nocontiene este aparte como registrable, si aparece como obligatorio en la legislación y en el RUC del Consejo Colombiano de Seguridad (Numeral 3.2.4 – Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo - Evaluaciones Médicas Ocupacionales). Además constituye base de salvamento para futuras reclamaciones por parte del trabajador. Este examen debe ser practicado por médico con licencia en saludocupacional y debe además garantizarse la confidencialidad de la historia clínica ocupacional.

Después de recibida toda la documentación requerida para el cargo, se debe remitir al centro médico de salud ocupacional para la realización de la evaluación de exámenes médicos ocupacionales, el cual dará el concepto de aptitud laboral, para saber si el candidato presenta o no restricciones en el...