Montaje de salones

Montaje de salones

2.1 Montaje del salón:

Para ayudar a seleccionar el salón más apropiado para su evento al cliente, se deben recordar los siguientes aspectos:

➢ Objetivo del evento.
➢ Necesidades del cliente.
➢ El impacto que éste va tener en el hotel y en su personal.
➢ La seguridad de todos.
➢ La comodidad.
➢Necesidades de audio visual.
➢ Flujo de personas (un montaje que no lo obstaculice).
➢ Acceso a los baños.
➢ La contratación del servicio de alimentos y bebidas.
➢ Facilidades para personas con capacidades diferentes.
➢ Tomar en consideración el ruido externo.

Cuando se negocia la realización de un evento con un cliente, es muy importantetomar en cuenta los siguientes puntos, en cuanto al montaje:

➢ Hacer preguntas abiertas al cliente, para conocer las necesidades de espacio y montaje del evento.
➢ Determinar si en la reunión va a haber movimiento de algún tipo o no.
➢ Determinar el montaje óptimo para el tipo de evento.
➢ Una vez elegido el salón, hacer la reservación en el libro oprograma de computación de reservaciones.

Un punto fundamental es el tiempo con que se cuenta entre un evento por terminar y otro que comienza, para el montaje. Debe asegurarse el poder ofrecer lo que se ha vendido al cliente, y al mismo tiempo maximizar el uso de los salones. Por ejemplo: si en la mañana hay una reunión con montaje tipo escuela y en la noche una cena con mesas redondas, esnecesario prever que la reunión termine a una hora la cual permita el desmontaje de ésta y el montaje del evento de la noche.

Cuando se planea el evento con el cliente, se debe preguntar si habrá sesiones antes del evento como: desayunos, reuniones de juntas directivas, etc.; o después de éste, como: cocktails, cenas, los cuales se constituyen como otras oportunidades de venta.También se debe preguntar si necesitan espacios para: oficinas, áreas de registro, bodegas para el equipo, etc.

Lo anterior son consideraciones que se deben tomar en cuenta a la hora de ofrecer los espacios.

Siempre se debe ser muy honesto con el cliente; hacerle saber la existencia de otros eventos: (ruidos, competencia entre compañías, cantidad de personas en losrestaurantes, etc).

En las reuniones corporativas los clientes tienden a tomar mucha agua. En un montaje tipo escuela se recomienda colocar una botella de agua fría o una jarra de agua con hielo en cada mesa, con un vaso para cada cliente; normalmente se recomienda una botella grande o jarra por cada seis clientes. Si se van a usar computadoras o carpetas muy grandes, es oportuno preguntarleal organizador si prefiere una estación de agua para evitar accidentes.

En un montaje tipo auditorio una o varias estaciones de agua son recomendadas.

2. Principios de montaje:

Cuando se ofrece un tipo de montaje, no basta solamente con tomar en cuenta el tamaño del grupo, sino que también hay que seguir los siguientes principios, los cuales permiten que sedé una buena comunicación la cual es fundamental, para el éxito de una reunión o evento:

➢ 2.2.1 Montar a lo largo del salón:

➢ Cuando el salón es rectangular se debe ubicar al presentador del lado más largo del salón, para que la mayor parte de la audiencia esté más cerca de la presentación.

➢ 2.2.2 No hacer líneas rectas, sentar a las personas ensemicírculo:

➢ Las líneas rectas en un montaje restringen el contacto entre las personas, la comodidad y la visión de la presentación. En estos casos, solamente se pueden ver a las personas al lado de uno y la parte trasera de las cabezas enfrente. El montar en semicírculo permite más contacto visual entre los participantes y una línea visual más directa de la presentación....