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DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES
PUBLICAS DE ACUERDO CON LO QUE ESTABLECE
LA LEY 7202 Y SU REGLAMENTO.
EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO 12 AÑOS DESPUÉS
DE SU VIGENCIA

Virginia Chacón Arias
Directora General
Archivo Nacional de Costa Rica


INTRODUCCIÓN

La Junta Administrativa del Archivo Nacional como ente rector del Sistema Nacional de Archivos constantemente realizaacciones a través de las diversas unidades del Archivo Nacional con el fin de dar a conocer la ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos entre las instituciones del Estado costarricense; apoya y asesora la creación y funcionamiento de los archivos administrativos; capacita a su personal; emite directrices para la mejor conservación, organización y servicio de los documentos estatales, y, evalúaperiódicamente el nivel de cumplimiento de los deberes y obligaciones archivísticas por parte de las instituciones públicas. A continuación se expone un avance de los resultados obtenidos en la última evaluación ordenada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

PRINCIPALES DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS:

Contar con un Archivo Central y Archivos de Gestión para ladebida organización y conservación de sus documentos y la aplicación de todos las funciones archivísticas (Artículo 41, 42, 44, 45, 46, 47, 49, 50, 52, 53, 54 Ley 7202 y artículo 58 y ss del Reglamento).
Contar en los Archivos Centrales por lo menos con un Técnico-Profesional y otros Técnicos en Archivística (Artículo 43 Ley 7220 y Artículo 142 del Reglamento).
Custodiar los documentos devalor científico-cultural en sus archivos administrativos y cumplidos los plazos, transferirlos al Archivo Nacional (Artículo 4 Ley 7202 y Artículo 59 y ss del Reglamento).
Garantizar el acceso a los documentos de interés público que no son Secretos de Estado ni de acceso restringido legalmente (artículo 30 C.P. y Artículo 10 Ley 7202).
Acatar las recomendaciones técnicas y directrices sobreproducción y gestión de documentos, organización de archivos, administración de documentos producidos por medios automáticos, etc emitidos por la Junta Administrativa del Archivo Nacional (artículos 11 Ley 7202).
Integrar su Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos para evaluar la vigencia administrativa o legal de sus documentos, presentar a la Comisión Nacional de Selección yEliminación de documentos sus Tablas de Plazos de Conservación y las solicitudes de permiso para eliminar documentos (artículos 33 y ss Ley 7202 y 87, 129 y ss del Reglamento).
Su Archivo Central tiene varias obligaciones legales (artículo 42 Ley y 141 y ss del Reglamento). Entre ellas asesorar archivísticamente al personal de su institución a cargo de Archivos de Gestión; rendir un informe anual alArchivo Nacional del desarrollo archivístico de su institución; asistir a la Asamblea de Archivistas, etc.

Con base en la anterior selección de las principales obligaciones legales que en materia archivística tienen todas las instituciones del Estado costarricense periódicamente el Archivo Nacional realiza evaluaciones del desarrollo archivístico nacional y del cumplimiento efectivo de lasdisposiciones legales vigentes.

De esta manera contamos con datos comparativos, por ejemplo de los años 1900 y 2000 publicados en el RAN de 2001 que nos daban los siguientes resultados.



1990

Poder Legislativo
Cuentan con Archivo Central organizado las dos grandes entidades que lo forman: La Asamblea Legislativa y la Contraloría General de la República





Poder Judicial
Cuentacon tres Archivos: Archivo de Expedientes Judiciales; el Archivo de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia y el Archivo criminal del Organismo de Investigación Judicial (O.I.J.)





Poder Ejecutivo
Administración Centralizada

Presidencia de la República y 17 Ministerios. Sólo 3 Ministerios cuentan con Archivo Central organizado, (el Ministerio de Justicia, el Ministerio de...