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El papel del archivo en la gestion documental

el programa de gestión documental es “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de lagestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución,trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”.

Es decir, unprograma de gestión documental puede ser entendido como un
conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de
la organización, estas instrucciones están relacionadas conla correcta
implementación de las operaciones archivísticas que se realicen en cada
departamento, con el fin, que en líneas generales se manejen los documentos
de igual forma en los diferentesdepartamentos, facilitando así la gestión
documental dentro de la organización.
Esto quiere decir que frente a problemas de desorden y perdida documental, frecuentes en cualquier empresa odespacho profesional, es indispensable y importante trasladar al archivo la responsabilidad de administrar un sistema integral de documentación, con la finalidad de proteger los derechos de la empresa,abaratar costos e incrementar la eficiencia de la gestión administrativa .

Para la puesta en marcha de un programa de gestión documental es
necesario tener unas consideraciones básicas ya queen cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil,ya que es necesario realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están capacitadas.

Por eso es importantecapacitarse y actualizarse mas en estos temas que comprende el area de archivo puesto que su papel es fundamental en la maximo efectividad de la administracion documental en las organizaciones.