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Importancia y uso de las herramientas de última tecnología como parte de simplificar procesos corporativos.

La tecnología puede ser utilizada para apoyar la administración corporativa. Muchos de los programas de cómputo disponibles en los paquetes para la automatización de oficinas pueden ser utilizados para estos efectos.

Los procedimientos de administración corporativa que se puedenbeneficiar de la aplicación de tecnología comprenden:

Procesos de planeación interna (estratégica y operativa).
Administración de proyectos.
Administración de personal, incluyendo reclutamiento, conservación de registros y nómina.
Sistemas de administración financiera, incluyendo presupuestos, control de gastos, reportes financieros y funciones de auditoría.
Administración de adquisiciones einventario.
Monitoreo y administración de los sistemas de cómputo.

Idealmente, los distintos sistemas de administración corporativa pueden ligarse para ofrecer un sistema integral de administración. Los sistemas de planeación pueden ser ligados a los de administración de proyectos para asegurar que estos estén en línea con los planes estratégicos y operativos. A su vez, los sistemas deadministración de proyectos impactan los sistemas de personal, finanzas y materiales.

Los sistemas utilizados para administración de adquisiciones e inventarios pueden ser vinculados a los de administración financiera para coordinar los procedimientos de cálculo, presupuestación y pago. A su vez, estos sistemas pueden ligarse a los de administración de personal para ofrecer un sistema global quecomprenda todos los aspectos administrativos. Los sistemas vinculados de esta manera aseguran que el proceso se desarrolle de manera fluida y que el personal esté debidamente empleado y equipado para ejecutar sus funciones.

Todas las personas que trabajan o han trabajado con los conceptos de mejora de procesos conocen las técnicas tradicionales relacionadas con este área: reingeniería, mejoracontinua, herramientas de calidad, gestión por procesos, etc. Sin embargo, en este contexto, las nuevas tecnologías, brindan una herramienta importantísima para poder redefinir totalmente los procesos de negocio dando un vuelco clave al concepto de reingeniería

La clave para el aprovechamiento de la tecnología en la mejora de procesos es el tratamiento de la información, ya que las nuevastecnologías ayudan claramente a redefinir cualquier proceso que esté sustentado en la información.

Pongamos el ejemplo del proceso de gestión de pedidos en un mayorista, que se aprovisiona de un fabricante y a su vez distribuye a minoristas.
En el proceso típico, el mayorista se encarga de gestionar los pedidos de los minoristas y de pedir al fabricante cuando se dé una condición determinada,habitualmente el nivel de stock, el tamaño de pedido o unos determinados plazos de entrega (u otros parámetros que varían en cada caso en particular).

Así, en el departamento de atención al cliente del mayorista, se reciben los pedidos -telefónicamente o por fax- de los minoristas. Cuando, por ejemplo, el stock del mayorista es inferior a una determinada cantidad, el departamento de compras delmayorista genera un pedido al fabricante.

Tras este pedido, el fabricante lo introduce en su planificación, se aprovisiona, realizando a su vez pedidos a sus proveedores y fabricándolo. Cuando el producto está fabricado, se sirve al mayorista. Cuando el mayorista recibe el pedido, a su vez lo distribuye a los minoristas.

Obviamente, todo este proceso va acompañado de sus correspondientesalbaranes, facturas, órdenes de compras, pedidos, etc. emitidos normalmente en papel y comunicados a través de fax o teléfono. También está acompañado de unos costes inherentes a la comunicación entre las personas.

Este proceso tiene algunas ineficiencias muy importantes:
1. Muchos "subprocesos" sencillos son realizados por personas con los costes, tiempos y ineficiencias correspondientes....