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9. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

9.1 Mensajes electrónicos
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través delinternet. Este medio se puede utilizar para enviar documentos adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cualse recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias:Se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, parael manejo de correo tanto masivo como institucional.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN:
Tratar un solo tema por comunicación.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar tratamientorespetuoso y cordial.
Redactar en primera personal del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
Utilizar un estilo gramatical natural y sencillo.
Distribuir estéticamente eltexto de acuerdo con su extensión
PARTES:
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la internet.
Encabezamiento: De (from): informa a los receptores quien esel remitente del mensaje.
Para (To): indica la dirección del destinatario.
Asunto: es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo másdescriptiva posible del contenido del mensaje.
 


RECOMENDACIONES
Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos
No participar en cadenas de mensajes
Utilizar lasletras mayúsculas sólo en los casos necesarios
Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para...