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¿Cuál es el rol de una buena recepcionista?
La recepcionista es lo primero que un cliente ve al entrar a la empresa y causa la primer impresión.Debe dar una buena imagen desde el primer momento.Es importante que la persona que ocupaeste puesto sea muy prolija, alerta, sonriente, amable y ...... muy paciente. El escritorio de larecepción también debe estar muy prolijo. Una buenarecepcionista no deja nunca sola la recepción.Si necesita alejarse por un momento, pide ayuda!
Filtrando los llamados
a. No hacer esperar a las personas.b. Si la persona debe esperar, la recepcionista debepararse detrás de su escritorio para indicarledonde esperar.c. Si la visita es de un rango superior a su jefe en la empresa, debe acompañarla a la oficina de su jefe enseguida. Si es una visitaimportante, hay que anunciarla de inmediato a la secretaria para quela venga a recibir.d. Manténgase al tanto de los movimientos de la oficina en general. Si el jefe o el gerente salen de laoficina, no dude enpreguntarles si se los puede contactar de ser necesario.e. La recepcionista debe saber cuáles son las personas que el jefe no desea atender, para poder filtrarlas con amabilidad y mucho tacto, sindarles la posibilidad de quedarse por mucho tiempo.
Tarjetas de presentación
Cuando llega una visita desconocida, pídale su tarjeta. Esto facilita la presentación a otraspersonas. "¿Me permite sutarjeta para nuestros registros, por favor?... para nuestro mailing?". Lastarjetas de presentación se archivan bajo el nombre de la empresa. Se pueden utilizar para buscar los nombres y las direcciones delos clientes para enviarles material de promoción o tarjetas denavidad. Es más práctico archivar las tarjetas bajo el nombre de la empresa, ya que las personascambian de empresa, pero las empresasrara vez cambian de nombre.
Registro de Visitas
Las recepcionistas suelen llevar un registro de visitas donde figuran el nombre de la visita, laempresa o dirección particular, hora de la visita, a...