Necesidades

Informe: Necesidades de los Sistemas de Información
Dependencia: Dirección de Personal
Secretaría: Asuntos Legales y Administración General

La mayoría de las actividades que son desarrolladas en la Municipalidad de Olavarría, hoy por hoy están muy lejos de constituir un proceso lineal y equilibrado, bien sea porque surgen nuevas formas de trabajo, grandes demandas, formas de realización ycambios en las disposiciones legales, etc., que hacen que el “Proceso Administrativo” tenga que ser flexible para adaptarse al cambio con el menor esfuerzo y costo posible.

Para hacer un correcto análisis y descripción de las necesidades del área, en cuanto al procesamiento de la información y de los actuales Sistemas de Información, resulta correcto hacer hincapié sobre la actual situación queinvolucra el proceso administrativo del área a través de diferentes variables y que es o puede ser válido también para los demás sectores, particularmente para el área de la Secretaría de Asuntos Legales.

El Proceso Administrativo en la Dirección de Personal

La administración de la Dirección de Personal se centra básicamente en la administración de personal (administración de legajos,novedades, registros, licencias, accidentes laborales, medicina laboral, liquidación de haberes, selección de personal, atención al público, entre otras) por lo que requiere de un proceso administrativo que se desarrolle dentro de las fases propias que lo definen, sean éstas la de la Planificación, la Ejecución y el Control, fases que se corresponden con las actividades del Antes, Durante y Después, quese dan en forma simultánea e interrelacionadas.

La Planificación involucra el qué hacer y cómo hacerlo incluyendo tareas de organización, estructuración, de información y decisión y manejo de recursos humanos, materiales y que habría que incorporar aquellos que son intangibles como son la calidad y la “imagen”.
La Dirección debe contar con un alto grado de Planificación definido enestrategias, proyectos, actividades, tareas de desarrollo de presupuestos, sistemas de calificaciones e incentivos, proyectos de capacitación, indicadores, tableros de mando e incluso hasta incluir técnicas de estadística.

La ejecución comprende la realización de las actividades y tareas por los distintos miembros del área. Se debe contar con un plan predeterminado que responda al cómo, quién, cuándo ycuánto. En este momento, todas las funciones exigen tareas relacionadas con el proceso (que se hace) y con los flujos (de donde proviene y a donde va) lo que da origen al proceso de registración y junto a ello a la confección del dato que se transformará luego en el sistema de información y decisión como nexo entre las diferentes etapas.

Y por último, el control que corresponde a explicar motivosde ausencia o presencia de las diferencias y desvíos entre lo proyectado y lo ejecutado. Se trata de medir y analizar si lo proyectado se cumple en mayor o menor grado, medida o frecuencia. Aquí debemos incluir también las tareas de Auditoría (internas y externas).

Hoy en día con los avances tecnológicos la velocidad de estos todos estos momentos se ve mejorada e incluso permite que seentremezclen, reduciendo los procesos tal vez a días, horas y hasta minutos.
Es especial la atención a esta variable en el área, dado las características propias al proceso de la información que debe repercutir directamente en la Liquidación de Haberes, imputación de gastos y presupuesto (área de Contaduría), así como de la confección de listados y reportes de necesidad que son inherentes alfuncionamiento del área y de las demás.

Análisis de los Sistemas de Información del Área de la Dirección de Personal

Muchas veces se infiere simplemente en soluciones informáticas realizando grandes compras de hardware, mantenimiento de hardware viejo, adecuación de los sistemas, etc., pensando así en la mejora de los procesos administrativos, pero lo más importante es que se carece de información...