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Elementos para el proceso de negociación

La preparación de la negociación es una actividad interna del grupo negociador que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociación y lasparticularidades de su participación, para lograr con ello, una mayor coherencia e integración del grupo.
No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes instituciones y empresas involucradas en este tipo de función.
Para una preparación exitosa de la negociación se deben tener en cuentalos siguientes elementos:
1.      Ubicación del grupo en la tarea de negociación:
Qué se pretende conseguir.
Por qué se pretende conseguir.
Intereses en conflicto. Coincidencia de intereses.
2.      Objetivos de la negociación:
Qué se tiene que conseguir.
Qué se quisiera conseguir.
3.      Información sobre la contraparte:
Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes.
Poderde los negociadores.
Puntos fuertes y débiles.
Actitudes en la comunicación sostenida con el grupo negociador.
Pronóstico de sus objetivos de negociación: orden de prioridad.
Pronóstico de los resultados que se proponen alcanzar (orden de importancia)
Definición de la información que se brindará. Estimar cuándo se trabajará la desinformación.
4.      Planeamiento:
Elaboración del plan deacción (estrategia) para alcanzar los objetivos. Así como de las medidas concretas (tácticas).
Decisión del enfoque general de la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc.
Decisión de la posición a mantener y oferta inicial. Nivel de flexibilidad.
Preparación del escenario: ambiente que favorezca el tono deseado de la negociación; lugar, atenciones, servicios, etc., que ayuden acrear un ambiente acorde a la estrategia seleccionada, el nivel de la negociación y la imagen que se pretende proyectar.
5.      Definición de la Agenda de Trabajo:
Lugar y hora de la reunión, condiciones, contexto.
Orden del día: asuntos a tratar por orden de importancia.
Resultados deseados por orden de prioridad.
6.      Roles:
      Definición de los roles de los miembros del equipo parael inicio de las negociaciones. Revisión al final de cada sesión de trabajo.
La preparación de la negociación depende, en buena medida, de la organización del sistema de información de la entidad. Éste debe basarse en la estructura, misión y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales actividades de información se destacan: lacaptación de información interna y externa sobre elobjeto de la negociación, la contraparte y sus negociadores, así como la evaluación y análisis de esta información y su diseminación a los miembros del Grupo Negociador y otros implicados.

El conocimiento de esta información permite:  
Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e identificar las propias con respecto al objeto de la negociación.
Conocer opiniones de la otra parte.Conocer opiniones sobre ella.
Disminuir la incertidumbre y evitar sorpresas.
Elaborar propuestas y sus variantes.
Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la negociación

Las cuatro fases de una negociación:

1. La preparación:
Dejar actuar la improvisación, durante el proceso negociador, es permitir que la suerte intervenga y esto requiere aprender que, en el azar, la estadísticasiempre juega en contra. Preparar una negociación es sin duda el camino más seguro para llegar a un fin satisfactorio. Todo lo que hagamos antes de sentarnos a negociar se revelerá una vez sentados en la mesa. Para ello debemos responder a cuatro cuestiones importantes:
Establecer los objetivos claramente
Obtener toda la información posible
Hacer un listado de concesiones posibles
Establecer...