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Auditoria Administrativa Del Área De Almacén


























































CAPITULO I: ÁREA DE ALMACÉN
1.1. DEFINICION DEL AREA DE ALMACEN
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa o entidad pública, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,control y abastecimiento de materiales y producto. Por lo tanto, el almacenamiento o resguardo de los materiales ha de ser ordenado y con las condiciones más favorables que ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa o entidad.

FUNCIONES:
Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.
Programar, dirigir y controlar las actividades derecepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
Controlar los vales deabastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
Levantar anualmente el inventario físico deactivo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien,recabando la firma del responsable de su custodia.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento deContabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
1.2. ESTRUCTURA BASICA DE UNALAMACEN
Cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, sí que hay una serie de pautas a seguir a la hora de diseñar un almacén, puntos clave:
- Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanterías, etc.).
- Recorridos mínimos, ejemplo: colocar la mercancía que más se vende más cerca de la zona de salida, método ABC.
- Toda la mercancía tiene que estar accesible.
-Facilidad de recuento.
- Respetar las zonas de un almacén: zona de descarga, zona de carga, zona de almacenamiento, zona de devoluciones, etc.
- Gestión del espacio y rendimiento, análisis, conclusiones y posibles soluciones.
- Gestión de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
- Gestión de devoluciones.
- Planificación, organización, anticipación, quizás sea el punto más importante. 
Acontinuación proponemos un pequeño esquema de un almacén:

 Existen tres zonas básicas en un almacén:
a. Área De Recepción:
Es la zona de descarga, ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona de recepción tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercancía que se recepciona y al tiempo que ha de permanecer allí. La permanencia de dicha mercancía en esta área será la...