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III. La aplicación del proceso administrativo a las relaciones publicas en el ámbito empresarial
III.1. Planeación de la función de las relaciones públicas
La planeación adecuada en la difusión de los objetivos y políticas de la empresa, fomenta las buenas relaciones entre todos los trabajadores de la empresa; es factor de éxito en las organizaciones, su existencia o ausencia marca ladiferencia entre las organizaciones de éxito y las que fracasan al poco tiempo de iniciarse.
III.1.a). Importancia de la planeación de la función de las relaciones públicas
Etapas de planeación de las relaciones públicas
Podemos dividir la planeación de la función de relaciones públicas en tres etapas principales:
a) Investigación
b) Elaboración de planes y programas generales o alternativosc) Elaboración de planes y programas específicos
Realización de la investigación
Una investigación previa a la elaboración de planes es indispensable. No se deben de tomar decisiones basándose en que lo que suponemos que el público cree, podemos subdividir la investigación en dos fases:
a) Determinación del problema y de los objetivos
b) Análisis del problema
Determinación del problema y delos objetivos
Para determinar con certeza los objetivos, se requiere que previamente se defina el problema; en el caso especifico de relaciones públicas, la definición del problema implica que se defina al público a investigar; La definición del problema está ligada a la definición de los objetivos por alcanzar.
Análisis del problema
Una vez definido el problema y los objetivos, se deberárealizar el análisis del mismo tan detalladamente como sea posible; consistirá en recopilar hechos y datos relativos al problema, descomponer este y estudiar cada uno de ellos. Se refiere básicamente al análisis o investigación propiamente dicha de la opinión del público en cuestión, de las posibles causas de tales opiniones y de los medios de comunicación con ese grupo.
Diversos métodos para llevara cabo el análisis de la opinión de los públicos; informales y formales:
Métodos informales: no son muy objetivos y los resultados que se obtienen mediante su empleo no pueden considerarse como representativos del público estudiado. Dentro de este grupo de métodos, tenemos:
a) Análisis de quejas y sugerencias
b) Análisis de contenido
c) Análisis periódico de la correspondencia recibida
d)Análisis de informes del personal de ventas sobre las opiniones que recaben de sus clientes reales y potenciales.
Otro método que podríamos clasificar como informal es el de la investigación motivacional, que tuvo su origen dentro del campo de la investigación de mercados. Por medio de éste se busca descubrir los móviles inconscientes o escondidos tras las opiniones expresadas; o sea, lasmotivaciones en que se fundan las opiniones y actitudes de las personas.
Métodos formales. Las características principales son su objetividad y se basan en el análisis de muestras representativas; es decir en lugar de obtener información de todos y cada uno de los miembros del público investigado, lo cual sería imposible en la mayoría de los casos, además de muy costoso, se recaban datos solo de ungrupo pequeño pero representativo del mismo. Para determinar el grupo que se tomara como muestra se utilizan métodos estadísticos, basados en la ley de probabilidades.
Entre los principales métodos formales se cuenta la encuesta o sondeo de opinión, la cual se realiza entrevistando a los miembros de la muestra determinada con base en un cuestionario.
El primer paso para realizar la encuesta deopinión debe ser la definición clara de los objetivos que se pretende alcanzar mediante la misma. Una vez hecho se procede a determinar la muestra y diseñar el cuestionario.
Diseño del cuestionario
De ellos dependerá básicamente el que se obtengan los datos requeridos con la debida veracidad. Un cuestionario mal diseñado puede conducirnos a la obtención de datos falsos o tendenciosos y propiciar,...