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1- ¿Cómo organizar un evento?

Los eventos son una de las herramientas más eficaces para transmitir la identidad corporativa de una empresa y crear ámbitos relacionales idóneos para estrechar lazos con sus diferentes audiencias.

Como agencia de Comunicación Estratégica debemos de hacer hincapié que antes de organizar un evento se recomienda analizar si es la herramienta de relacionespúblicas más apropiada para comunicar el mensaje que se desea transmitir y que el mismo responde a la estrategia de la organización.

Pregúntese primero por qué y para qué desea organizar un evento. Un evento busca fortalecer y estrechar relaciones o vínculos con los diferentes grupos de interés, según sea el caso: clientes, suplidores, empleados, medios de comunicación, etc. con el propósito deobtener mayor productividad, fidelidad o rentabilidad. Analice para qué lo organiza, qué espera obtener, esto le ayudará a definir objetivos. Una vez confirmado que este es el camino a seguir recomendamos lo siguiente:
* Evaluar si debemos hacerlo internamente o con el apoyo de una agencia externa experta. Los especialistas en Relaciones Públicas estamos para apoyar la configuración del mensajede la organización a través de todos los elementos que componen un evento: desde el desarrollo del concepto, el diseño y envío de la invitación, hasta la elaboración de los discursos y el montaje completo de la actividad.
* Definir la audiencia o público objetivo al cual está dirigido.
* El tipo de actividad que desea realizar, el formato más conveniente para lograr su propósito:pregúntese si el contexto más apropiado será una cena, almuerzo, coctel, conferencia, etc. Si será una actividad temática o tradicional.
* Determinar cuántas personas desea invitar. Elaborar una lista de invitados.
* Evaluar cuál es el día más adecuado para asegurar la mejor asistencia; considerar si están planificados otros eventos el mismo día; es siempre de gran valor tener en cuenta laagenda de invitados o ejecutivos clave de la empresa. En adición, debe contemplar días festivos cercanos a la fecha u otras situaciones del entorno externo de la empresa que pudieran afectarles (posibilidades de disturbios, tragedias recientes, clima, etc.).
* El lugar, hora y tiempo de duración estimado más adecuados para la comodidad de los invitados. Recuerden que en nuestro país tenemoslimitaciones de salones para grandes actividades: reserve con tiempo pues la disponibilidad de salones puede convertirse en un gran obstáculo. Evalúe los espacios para estacionamiento de los vehículos o la disponibilidad de valet parking. Tener en cuenta en caso de que se desee una actividad al aire libre el pronóstico de las condiciones climáticas.
* Si están esperando medios de comunicación,recuerde que los periodistas son aliados muy especiales y deben ser altamente valorados como cualquier otro invitado de su actividad. Asegúrese de tenerles un espacio especial o concederles las facilidades necesarias para que puedan cubrir la actividad debidamente.
* Un elemento fundamental: presupuesto. Es clave conocer lo antes posible con cuánto se cuenta. En estos tiempos, se trata de hacermás con menos. Usted puede no saber con precisión cuánto costará una actividad, pero conoce con exactitud cuánto puede gastar. Ahorra mucho tiempo definir previamente el presupuesto para orientar todos los elementos que conformarán su actividad de acuerdo al monto definido.

2- ¿Qué preparativos debo tomar en cuenta antes de organizar un evento?

Una vez tenemos claro todos los aspectos quehemos compartido en el punto anterior, se hace más se más fluida la organización de una actividad. Debe contar con una lista de verificación.
Es clave: ¡nunca dejar nada en la memoria! Desarrollar por escrito nuestro plan de trabajo con todos los aspectos/tareas que conformarán nuestro evento. Indique las fechas de ejecución con el propósito de que todas las tareas se cumplan a tiempo....