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INTRODUCCIÓN

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentosreúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo serequiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Desarrollo
EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con elfin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en ladilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones paraproceder a su implementación son los siguientes:
* Manual de funciones y responsabilidades.
* Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
* Estructura orgánica de la Empresa.
* Manual de normas administrativas.
* Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
* Reglamento laboral.
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementarexitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes de laimportancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.
MANUAL DE FUNCIONES
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
1) Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre delcargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
2) Objetivo estratégico del cargo
Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y queglobalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
3) Funciones básicas
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de "el como hacer para...