niko
Páginas: 8 (1909 palabras)
Publicado: 4 de noviembre de 2013
EL ACTA
El acta es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos o bien, en libros destinados expresamente para ese propósito. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o mixtos y las instituciones de diversa naturaleza tienen laobligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos pactados por los miembros que las representan. Las actas son útiles, ya que se le pueden dar a la gente que estuvo ausente en la reunión y sirven como registro posterior.
REDACCIÓN DE LAS ACTAS
Un acta debe contener lo siguiente:
Ciudad, hora y fecha de la reunión.
Nombres de los asistentes.Persona que la presidió y registro del quórum.
Orden del día.
Acuerdos tomados.
Cierre y firmas de los responsables.
RECOMENDACIONES IMPORTANTES AL ELABORAR UN ACTA
Antes de la reunión:
Se determinará por parte de los miembros quién actúa de secretario para tomar nota de lo que se dice y, posteriormente, se preparará el acta oficial que será leída.
Se elegirá el medio a utilizarpara tomar notas (lápiz y papel, computador, etc.). Puede usar una grabadora que sirva de soporte de las notas.
Se deberá estar preparado. Lea previamente el temario a tratar y cualquier tipo de documentos esenciales a debatir. Tenga a la mano las actas de la reunión anterior como referencia. Es muy importante estar preparado, si se planea ser un participante activo.
Durante la reunión:
Siga atodos los participantes. El secretario debe tener una lista completa. Si no está familiarizado con los nombres de los participantes, pida que le sean presentados.
Tome todas las precauciones posibles, como anotar o pedir las aclaraciones que necesite al momento de la reunión, con el fin de ser objetivo y de no aportar nada “de su cosecha”.
Redacte en forma impersonal y en orden cronológico oagrupado por temas y evite en todo momento la eliminación de cualquier dato o circunstancia que pueda alterar el significado de lo dicho.
Incluya la fecha, la hora, el lugar y el tipo de reunión (semanal, mensual, o con un objetivo especial).
Incluya los nombres de los participantes de la reunión.
Escriba los puntos en el orden en que se debatieron. Dé a cada punto un encabezamiento por separado.Redacte las actas en forma concisa y pertinente. No es necesario que escriba cada detalle de la reunión ni que registre asuntos irrelevantes, sin embargo, puede anotar las discrepancias o las discusiones, si es por solicitud expresa de los asistentes.
Sea los más preciso posible y elimine cualquier tipo de opinión subjetiva propia. Las actas deben ser objetivas y auténticas.
Anote el lugar, lahora y la fecha de la próxima reunión. De esta manera, todos los miembros estarán informados de antemano.
Al terminar la reunión:
Redacte las actas lo más pronto posible, mientras que la información permanezca fresca en la memoria.
Pida ayuda, si hace falta. Se puede solicitar a otro participante de la reunión que revise las notas antes de ser distribuidas, para comprobar si se ha omitidoinformación.
Una vez aprobada, el acta debe ser firmado por quien presida la reunión o junta y por el secretario (quien realizó el acta).
Haga copias y distribuya las actas entre los miembros del equipo (por correo electrónico, correo interno, etc.).
Guarde un registro de las actas. Tenga todas las actas juntas en una carpeta o en un archivo digital.
EL MEMORANDO
El memorando(del latín memorándum, algo que debe tenerse en memoria) es una nota escrita, menos formal que la carta, que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción o disposición, entre otros casos. Se utiliza entonces para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información interna. Los...
El acta es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos o bien, en libros destinados expresamente para ese propósito. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o mixtos y las instituciones de diversa naturaleza tienen laobligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos pactados por los miembros que las representan. Las actas son útiles, ya que se le pueden dar a la gente que estuvo ausente en la reunión y sirven como registro posterior.
REDACCIÓN DE LAS ACTAS
Un acta debe contener lo siguiente:
Ciudad, hora y fecha de la reunión.
Nombres de los asistentes.Persona que la presidió y registro del quórum.
Orden del día.
Acuerdos tomados.
Cierre y firmas de los responsables.
RECOMENDACIONES IMPORTANTES AL ELABORAR UN ACTA
Antes de la reunión:
Se determinará por parte de los miembros quién actúa de secretario para tomar nota de lo que se dice y, posteriormente, se preparará el acta oficial que será leída.
Se elegirá el medio a utilizarpara tomar notas (lápiz y papel, computador, etc.). Puede usar una grabadora que sirva de soporte de las notas.
Se deberá estar preparado. Lea previamente el temario a tratar y cualquier tipo de documentos esenciales a debatir. Tenga a la mano las actas de la reunión anterior como referencia. Es muy importante estar preparado, si se planea ser un participante activo.
Durante la reunión:
Siga atodos los participantes. El secretario debe tener una lista completa. Si no está familiarizado con los nombres de los participantes, pida que le sean presentados.
Tome todas las precauciones posibles, como anotar o pedir las aclaraciones que necesite al momento de la reunión, con el fin de ser objetivo y de no aportar nada “de su cosecha”.
Redacte en forma impersonal y en orden cronológico oagrupado por temas y evite en todo momento la eliminación de cualquier dato o circunstancia que pueda alterar el significado de lo dicho.
Incluya la fecha, la hora, el lugar y el tipo de reunión (semanal, mensual, o con un objetivo especial).
Incluya los nombres de los participantes de la reunión.
Escriba los puntos en el orden en que se debatieron. Dé a cada punto un encabezamiento por separado.Redacte las actas en forma concisa y pertinente. No es necesario que escriba cada detalle de la reunión ni que registre asuntos irrelevantes, sin embargo, puede anotar las discrepancias o las discusiones, si es por solicitud expresa de los asistentes.
Sea los más preciso posible y elimine cualquier tipo de opinión subjetiva propia. Las actas deben ser objetivas y auténticas.
Anote el lugar, lahora y la fecha de la próxima reunión. De esta manera, todos los miembros estarán informados de antemano.
Al terminar la reunión:
Redacte las actas lo más pronto posible, mientras que la información permanezca fresca en la memoria.
Pida ayuda, si hace falta. Se puede solicitar a otro participante de la reunión que revise las notas antes de ser distribuidas, para comprobar si se ha omitidoinformación.
Una vez aprobada, el acta debe ser firmado por quien presida la reunión o junta y por el secretario (quien realizó el acta).
Haga copias y distribuya las actas entre los miembros del equipo (por correo electrónico, correo interno, etc.).
Guarde un registro de las actas. Tenga todas las actas juntas en una carpeta o en un archivo digital.
EL MEMORANDO
El memorando(del latín memorándum, algo que debe tenerse en memoria) es una nota escrita, menos formal que la carta, que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción o disposición, entre otros casos. Se utiliza entonces para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información interna. Los...
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