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Validación de Datos

Validación de Datos es un concepto muy importante en cuanto a bases de datos. Es el proceso por el cual Access evalúa los datos que son ingresados en una base de datos, para asegurarse de que es aceptable, válido y formateado.
Imagine que una de sus usuarios de la base de datos ha ingresado una orden en la fecha 4 de Enero de 2011 en el formato mes/día/año, así01/04/2011. Otro usuario ingresa una orden del mismo día con el mismo formato. Ahora, si la base de datos está llevando un registro de todas las ventas del mes de Enero del 2011, es posible que no muestre las dos órdenes de Enero, aunque fueron ingresadas el mismo día.
Access 2007 le permite configurar características de campos y reglas de validación de datos, para forzar a las personas ingresar los datossiguiendo un formato específico.
Tipo de Datos y Validación de Reglas

La Validación de Datos comienza cuando los tipos de datos son configurados a lo largo del proceso de la construcción de tablas y campos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo ha sido configurado como Moneda y un valor es ingresado en forma de texto en ese campo de la tabla, Access no aceptará un formato válido ymostrará un error de validación, como la siguiente.
Mensaje de Error de Validación de Datos

Validación de datos se logra al configurar las reglas de validación de datos y otras propiedades de los campos de varios campos.
Configurar Regla de Validación de Datos

* En la pestaña Diseño, busque el grupo Vistas.
* En la Vista Diseño, resalte el campo que requiere una regla de validación.* En la sección Propiedades del Campo en el panel inferior de la ventana, justo a la mitad de la misma, configure su regla de validación usando el Generador de Expresiones. El generador de expresiones ofrece símbolos comunes para configurar una regla de validación de datos.
Use el Generador de Expresiones para Ingresar las Reglas de Validación

Regla de Validación para el Campo CategoríaReglas de validación funcionan más fácil con campos numéricos. Las reglas para texto requieren que escriba cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O, así como se ve a continuación.

Texto de Validación

El Texto de Validación es un mensaje de error especializado que usted puede configurar para que Access le diga a la persona que esta ingresando los datos mal.Para configurar el Texto de Validación, escriba el mensaje de error exactamente como desea que lo vea su usuario en la fila directamente debajo de la fila Regla de Validación en la sección Propiedades de Campo de la Vista Diseño. Para la regla de validación que configuramos como Categoría, usted debe escribir el texto así:
Texto de Validación de Categoría

La siguiente imagen muestra el mensajede error que el usuario verá cuando rompan la regla de validación de Categoría:
Mensaje de Error de la Regla de Categoría

Usando las Propiedades del Campo para Asegurar la Integridad de los Datos

Otra manera de asegurar la integridad de los datos es configurando las propiedades del campo tales como Tamaño del Campo, Formato, y Requerimiento.
* Tamaño del Campo se puede configurar paramantener un específico número de caracteres o letras máximo hasta 255 para los campos de texto. Si estuviera usando un campo de texto para escribir las dos letras de un estado abreviadas, el campo se puede configurar para que solo acepte dos letras o caracteres y nadie podrá escribir el nombre completo de un estado en este campo.
* La propiedad del campo Formato se puede configurar para quedespliegue texto o números de una manera estandarizada. Por ejemplo, el texto de puede configurar para que solo muestra letras mayúsculas y números que se configuren como números científicos, porcentajes o decimales.
* Configure la propiedad de Requerimientos con la opción Si si usted quiere que la persona ingrese los datos requeridos en el campo Escoja No si la persona escribiendo los datos...