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ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN):

Oficina de recursos humanos,  con lo que concierne en la administración del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área.

1) Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primercontenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones: 
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea ordenado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información deprincipio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
              Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. Ladisposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información yel lugar en el cual se conserva la información  documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso  el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal denomina, personal de contrato y la información en medios magnético.
Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en lagestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.
 
Descarte dedocumentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puedeproceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hayque tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años.
 
 Recuperación de la Información:
         Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que...