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12/6/2015

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1 Introducción
PLANTEATE ESTAS CUESTIONES
Estoy buscando un documento relacionado con un contrato que un compañero ha gestionado
¿dónde lo busco?
Quiero compartir con mis compañeros de trabajo la última información respecto a la
legislación vigente respecto a seguridad en el puesto de trabajo ¿cúal sería la forma más
adecuada?
¿Cómo organizo la información con la quetrabajo día a día para que sea fácilmente accesible y
localizable por todos mis compañeros?

2 Objetivos
OBJETIVOS
1. Identificar y distinguir las herramientas encargadas de guardar información.
2. Aprender a trabajar con los repositorios documentales de una manera fácil.
3. Saber cómo y dónde guardar los documentos.
4. Saber cómo encontrar en poco tiempo los documentos cuando los necesita.
5.Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar
que se duplique, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
6. Conservar la memoria de la organización más allá de las personas que trabajan en ella y
poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia,
evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.

3El gestor documental Alfresco
3_1 Introducción
Alfresco es un gestor documental específico para documentos en formato electrónico. Está basado
http://www.juntadeandalucia.es/institutodeadministracionpublica/moodle/pluginfile.php/21541/mod_scorm/content/2/interfaz.htm?SCO=modulo01#

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en herramientas de software libre y aunque
actualmente dispone de otrascaracterísticas
además de la gestión documental, en este curso nos
centraremos específicamente en las capacidades
que nos ofrece en este aspecto.
Es importante tener en cuenta que al ser un gestor
documental, se presupone que a nivel de toda nuestra organización, el acceso a todo documento
estará centralizado y accesible desde un único sitio. Para nosotros supondremos que este sitio es
nuestra herramientaAlfresco.

3_2 Características
A continuación, veremos cuales son las principales características que podemos destacar
relacionadas con la Gestión Documental, aunque es importante aclarar que puede que algunas de
estas características no estén disponibles en tu Organización porque tengan alguna versión antigua.
Las características más importantes son:

BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
Entre las capacidades debúsqueda de Alfresco, incluye la posibilidad de buscar por
contenido incluso dentro de los propios documentos, lo que permite un acceso rápido y
estructurado a la información contenida en documentos gestionados con Alfresco.
Podemos ver esta característica en el siguiente vídeo demostrativo.

ACCESO A LA INFORMACIÓN DESDE CUALQUIER ORDENADOR
Se dispone de acceso a la información desde cualquierordenador de la Organización, ya
que Alfresco es una página web y sólo necesitamos un navegador web. Existe la
posibilidad también de acceder a la información desde un navegador de archivos
(pregunta si está disponible en tu organización), con esto conseguiremos un
funcionamiento similar a las carpetas compartidas.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Tal y como ocurre con cualquier directorio de ficheros,Alfresco nos permite guardar la
información en la estructura de ficheros que nos interese.

SUBIR DOCUMENTOS
Alfresco nos permite guardar documentos fácilmente, incorporando directamente a la
carpeta seleccionada el documento que queremos guardar. Podemos ver esta
característica en el siguiente vídeo:

VISTA EN DETALLE DEL DOCUMENTO
Al pulsar sobre un documento, nos permite acceder a la vista dedetalle de este
documento, donde podemos ver las distintas propiedades que tiene. Podemos ver un
vídeo demostrativo de esta funcionalidad.

Control automático de versión
Permite a los usuarios rastrear fácilmente versiones anteriores o posteriores de
http://www.juntadeandalucia.es/institutodeadministracionpublica/moodle/pluginfile.php/21541/mod_scorm/content/2/interfaz.htm?SCO=modulo01#

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