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ACUERDO No. 038
(Septiembre 20 de 2002)
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidorespúblicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades.
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de lagestión pública.
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo
servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de
su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo
o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.
Que el numeral 13 del artículo35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los
servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, “el
Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de sucargo o con su
intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la
documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste
ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al
desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o
archivo alguno, so pena deincurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho
punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
Que el Código Penal dentro del Título IX de “Delitos contra la Fe Pública”, artículo 292
establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de
documento público.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICOFRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada
conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del
ejercicio de sus funciones.
ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado
de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos
debidamente inventariadospara garantizar la continuidad de la gestión pública.
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.
Página Web: www.archivogeneral.gov.co

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ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se
refiere el articulo anterior, se hará de conformidad con la Tabla deRetención
Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en
concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19,
señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptua lo relacionado con
transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIODOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina...